0. 先看這裡：貨、金、票是三件獨立的事
| 層 | 產生什麼 | 說明 |
|---|---|---|
| 貨 | 退貨收貨單 | 貨實體收回來、庫存回沖 |
| 金 | 貸方憑單（RINV） | 退錢給客戶 |
| 票 | 發票作廢或折讓 | 稅務憑證處理 |
三者各自獨立，缺一項不影響其他。
合約數量永遠不改：原銷售單的「訂購數量」保持原始值（它是合約憑證），變動只反映在「已交貨」「已開票」這些淨值欄位上。
1. 三種發起退貨的入口
| 入口 | 怎麼進 | 特性 | 適合 |
|---|---|---|---|
| ① 到貨退貨 | 已完成的交貨單 → 按「到貨退貨」 | 預設整批退，自動建立並驗收收貨單 | 貨已送到、現場要退，最省事 |
| ② 從銷售訂單 | 銷售訂單 → 按「退貨 / 退款」 | 可挑品項、挑數量，不自動驗收，需倉管核實 | 客戶來電登記退貨，貨還沒回來 |
| ③ 脫鉤模式 | 銷售 → 退貨/退款 → 新增，銷售訂單欄留空 | 不需對應任何訂單／出貨單／發票 | 舊系統（鼎新／Excel）時代賣出的貨 |
入口①與②最大的行為差異
- ①到貨退貨：按下去，退貨收貨單自動建立且自動驗收完成，貨立即回沖庫存。
- ②從銷售訂單：按「建立退貨單」後，收貨單只到「準備好」狀態，不會自動入庫。要等貨真的送達、倉管清點無誤後按「核實」，庫存才會變動。
入口②的兩個保護
- 一張訂單分多次出貨時，會先跳「選擇出貨單」精靈，強迫你選清楚是針對哪一張出貨單退貨——確保每批退貨都精準對應回原始出貨批號，不破壞追溯鏈。
- 「可退數量」是即時算的：已交貨量扣掉「所有還沒被取消的退貨單」已占用的量。就算那張退貨單還是草稿，占用的量也先扣——避免兩張並存的草稿退貨單互不知情、一起退超過實際出貨量。
2. ⭐ 按鈕有順序（最關鍵的一節）
3. 退貨：批號身分保留
流程：交貨單按「到貨退貨」→ 客戶自動帶出 → 按「建立退貨單」→ 系統自動產生並驗證收貨單。
- 「客戶」欄位不需手動填，系統依來源出貨單自動帶入——這是身分保留設計的一環。
- 退貨單編號格式：
RMA/年份/流水。 - 退回的貨沿用「原出貨批號」記帳，不會另開新批號——這是追溯鏈不斷點的關鍵。
4. 退款：兩個必須知道的設計
4-1 硬性前置：來源訂單必須先有「已過帳」的發票
草稿發票不算數。順序錯了系統不會事後補救。
4-2 ⛔ 退款金額與貨物是否真的退回來，系統不勾稽
「建立退款」只跟「有沒有已過帳發票」掛勾。系統不會檢查對應的退貨收貨單是否已驗收，甚至不要求你做過「到貨退貨」。
也就是說，操作上完全可能：
- 只退款、不退貨
- 退貨數量與退款數量對不起來
系統都不會提醒你。這件事要靠人自己勾稽。
4-3 退款金額怎麼調
沒有獨立的「自訂退款金額」欄位——靠改退貨單明細的「退款單價」達成。例如要「退 5 罐但只退 3 罐的錢」，就把退款單價改小。
4-4 同產品多發票列，退款不會翻倍（已 UAT 驗證）
同一張發票上同一產品可能拆成好幾列（分批議價、分段出貨）。退款時系統以「產品」為單位彙整：貸方憑單只保留一列承載該產品的退貨總量，其餘同品列自動移除。
一張退貨退款單只會產生一張貸方憑單，重複建立會被擋。
5. 換貨
5-1 雙重防呆與順序限制
| 防呆 | 內容 |
|---|---|
| 第一層 | 退貨單狀態必須先是「完成」，「建立換出」按鈕才出現。這是隱藏規則，畫面不會提示。 |
| 第二層 | 同一張退貨單只要還有一張「沒被取消」的換出交貨單，就不能再建第二張（冪等保護） |
⚠ 順序不能顛倒：「換貨數量」欄位只有在草稿狀態可編輯，一旦標記完成就變唯讀。若已完成才想換貨，要先按「重設為草稿」。
正確順序：草稿時先填換貨數量 → 標記完成 → 按鈕才出現 → 建立換出。
5-2 兩種換法
- A 換 A（換回同品）：「換出產品」欄留空，填換貨數量。
- A 換 B（換不同品）：「換出產品」欄填 B 品。
系統會產生換出交貨單＋差額憑單。退回的金額走貸方憑單、換出的價值走「出B開票(差額)」，兩張相抵就是實際差額，不用手算。
5-3 ⚠ 換貨數量沒有上限檢查
系統不會擋「換貨數量大於退貨數量」。理論上可以填一個比退貨量還大的換貨量，要靠人工自己注意。
若換出多於退回，系統會在退貨單留言提醒：記得就差額開立換出發票（追加應收），避免多送的貨沒請款。這是提醒、不擋單。
5-4 要重建換出單
先到換出交貨單按「取消」，回退貨單再按一次「建立換出」。
6. 破損退貨：兩段式（不需自己分流）
退貨原因設為「破損」時，系統自動分兩段走：
- 先把貨退回正常庫位，讓原銷售訂單的「已交貨數量」正確回沖
- 退貨收貨單驗收完成後，自動產生報廢單把破損品扣掉
結果：良品回到可售庫存、破損品不回可售，兩件事同時成立。報廢單會帶原批號，追溯鏈不斷。
客戶端沖銷：貨破了但客戶不寄回
貨在客戶手上就地丟棄時，系統從客戶庫位報廢，倉庫庫存完全不動，也不產生退貨收貨單。這與倉庫報廢是兩種不同的報廢，報表上分得出來。
7. 清算與結算（累積退貨）
7-1 ⛔ 整章的總開關：公司要先設定「客戶累積退貨入庫」作業類型
公司設定裡這個欄位若沒指定成某個特定收貨作業類型，任何一張收貨單都不會被認定為「清算收貨」，「退貨單據」智慧按鈕的自動化完全不會啟動，畫面上也不會有任何提示。
系統判斷的唯一依據，是比對收貨單的作業類型是否等於公司設定的那個類型（完全比對，不是模糊比對）。
7-2 流程
7-3 幾個容易卡住的點
「議定退款單價」跟成本無關：填的是「你打算退多少錢給客戶」，故意設計成跟商品實際成本脫鉤。「議定成本單價」是財務算存貨成本差異用的另一個獨立數字。
「已結算」這個狀態，單據自己沒有按鈕能到達：狀態列有草稿→已確認→已結算三格，但表單上找不到任何按鈕走到「已結算」——那一格是被動的，由結算單「完成」時反向寫回。在單據表單上找「結算」按鈕會找不到。
數量差異處置是必填：盤盈／認損／掛應收／爭議。選「掛應收」或「爭議」的話，系統不會自動記帳，只在聊天記錄留言提醒你另外走應收／爭議流程——不要誤以為選了就等於系統幫你處理好了。
⛔ 過帳不可逆：按下去立刻建立並過帳一筆正式會計分錄，同時開出退款貸方憑單，沒有一鍵撤銷。過帳後發現填錯，只能請會計手動沖銷分錄。過帳前務必覆核「議定退款單價」與「數量差異處置」。
7-4 ⛔ 產品類別的「庫存計價」必須是「自動」（2026-08 新增）
退貨清算的分錄是「收貨時貸記退貨待結算科目、過帳時借記沖回」兩段湊成一對。
但產品類別的「庫存計價」設為「手動」時，收貨根本不會產生任何會計分錄，也就沒有那筆貸記。此時若讓它過帳，就只會單邊借記，在退貨待結算科目上留下一筆永遠沖不掉的掛帳——而且畫面上看起來一切正常。
所以系統在過帳前會先檢查，只要有任何一項商品所屬的產品類別是「手動」就直接擋下，並列出是哪些類別。
怎麼改：庫存 → 配置 → 產品 → 產品類別 → 開啟被列出的類別 → 把「庫存計價」由「手動」改成「自動」。
7-5 ℹ️ 三個會計科目「用到才會發現」
「過帳」背後需要三個科目：清算科目、成本差異科目、數量差異科目——都設在「產品類別」上，UI 上都不是必填。
平常收貨、確認單據、配對都不會檢查它們，只有真的按下「過帳」、且真的產生了對應差異時，系統才逐一檢查，缺哪個就擋下整張單。
因此常出現「上次結算都好好的，這次卻突然被擋」——因為上次剛好沒觸發到那個差異類型。建議一開始設定系統時就把三個科目補齊。
8. QA｜卡關求助
Q：按「建立退款」跳出「找不到已過帳的客戶發票」？
A：硬性前置條件。先回銷售單開立並過帳發票，再回退貨單重試。
Q：找不到「建立換出」按鈕？
A：只在退貨單狀態＝「完成」時出現；而「換貨數量」只能在「草稿」狀態編輯。正確順序：草稿填數量 → 標記完成 → 按鈕才出現。
Q：想把退貨的破損品跟良品分開放不同倉位？
A：不需要自己分流，系統會自動處理（見第 6 節）。請不要再建「內部調撥」。
Q：明細行的日期怎麼填都填不進去？
A：明細行的日期欄位只認日曆選取器點選；直接打字或按 Enter 可能失效，甚至意外新增一列空白明細。
Q：供應商／客戶欄位打字後出現兩筆一模一樣的名字？
A：請務必從既有下拉清單選取，並認明是公司而非個人的那一筆。已產生重複請通知管理員合併聯絡人。
Q：出貨怎麼沒有照效期最早的那批出？
A：到「庫存 → 設定 → 產品類別」確認該產品所屬類別的「移除策略」是否設為 FEFO（First Expiry First Out）。
Q：批號會不會被自動改寫成某種格式？
A：不會。批號維持您手動輸入的原樣，效期也不會被自動鎖定。
附錄：UAT 可重現的示範單號（測試機已備妥）
| 退貨單 | 母單 | 示範什麼 | 母單最終（訂購/已交貨） |
|---|---|---|---|
| RMA/2026/0008 | S00015 | 沒開發票 → 退款被擋（卡關示範） | 3 / 1 |
| RMA/2026/0009 | S00016 | 退 1 件 → 已交貨回沖 | 3 / 2 |
| RMA/2026/0010 | S00017 | 完整成功流程（發票→退貨→入庫→退款→完成） | 3 / 2（已開票 2） |
| RMA/2026/0011 | S00018 | A 換 A（換回同品） | 3 / 1 |
| RMA/2026/0012 | S00019 | A 換 B（換不同品，含差額） | 3 / 1 |
| RMA/2026/0016 | — | 破損兩段式（回沖＋自動報廢） | 原單交貨量 120→0 |
| RMA/2026/0017 | — | 部分退貨・貨況完好 → 回可售 | — |
| RMA/2026/0018 | — | 客戶端沖銷（客戶庫位報廢、倉庫不動） | — |
要自己跑一次：S00020～S00028 共 9 張已出貨訂單沒被退過，挑一張 → 開啟它的交貨單 → 按「到貨退貨」→ 依上面步驟走一遍。
怎麼查
- 退貨單：銷售 → 訂單 → 退貨 / 退款（搜尋 RMA 單號）
- 母單數量變化：銷售 → 訂單 → 開啟母單 → 明細列的「已交貨／已開票」欄
- 換出交貨單：退貨單上方的「換出」智慧按鈕，或庫存 → 交貨單搜尋單號
- 貸方憑單：退貨單「貸方憑單」智慧鈕，或會計 → 客戶 → 貸方憑單（RINV 開頭）
*本文所述行為皆為 test-ambrosia 實機操作與 UAT 實測結果。線上完整版（含截圖）見課程18「庫存收發退換」章節。*