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多伯特 · 採購進口放行 教學手冊

建立進口採購單，理解「母批＝採購明細」與「歸併策略決定作業單自動生成」兩個關鍵。

步驟 1　新增採購單

👤 採購

怎麼做：在採購 → 採購訂單清單按新增，開一張空白採購單。

為什麼這樣設計：採購單是進口流程的起點；一切母批、報單、放行都由它展開。

步驟 2　選供應商

👤 採購

怎麼做：供應商選上一節建立的廠商（例：Assam Tea Estate）。選定後付款條件與幣別自動帶出。

為什麼這樣設計：供應商身上維護的付款/幣別/歸併策略會自動套用，減少逐張手設。（交叉引用：節1 廠商）

步驟 3　加入商品明細＝建立母批

👤 採購

怎麼做：在明細區按加入產品，選上一節建立的商品。每一列採購明細，就是一個母批；日後收貨產生的子批號，都掛在這個母批底下。

為什麼這樣設計：母批（採購明細）是整條追溯鏈的最上游來源。子批號＝母批＋採用效期＋流水，沒有母批就無法自動生成子批號。（交叉引用：節2 產品、節7 收貨批號）

步驟 4　數量與預計到貨日

👤 採購

怎麼做：填採購數量（例 500），並設預計到貨日。這個日期用於進口排程與效期預估。

為什麼這樣設計：預計到貨是跨部門追蹤進度與效期預判的依據；填實才排得準。

步驟 5　確認前先懂『歸併策略』

👤 採購／系統管理

怎麼做：歸併策略決定確認採購單時，系統要不要、以及如何自動建立進口作業單。沒設定→系統不自動建作業單，改跳一張待辦提醒你手動建；有設定→依策略自動生成。

為什麼這樣設計：歸併策略讓「多張採購單併成一票進口」或「一單一票」自動化。它維護在廠商或系統設定，不是採購單上臨時填。

步驟 6　確認→母批就位、作業單自動生成

👤 採購

怎麼做：按確認。採購單成立、母批就位；因本例歸併策略已設，系統自動生成進口作業單（如 IMP-202607-0007）並回填在採購單上，接著就能進到進口作業與收貨流程。

為什麼這樣設計：進口作業單號 IMP-年月-序 由系統於歸併時自動編號，是一票進口的主鍵。確認後可從採購單直接點進作業單。（交叉引用：節4 進口作業單）

採購單／詢價單明細上的「預期效期」是預先掌握的原廠標示效期，設計上整個採購與報關階段都可以自由編輯（此欄位沒有任何鎖定或狀態限制），資訊更新就隨時改。真正的鎖定發生在下游收貨：貨進倉時系統把預期效期帶進該筆子批號並設定「效期已鎖定」，避免入庫後誤改；這也是為什麼採購階段刻意保持可編輯——它只是「預先掌握的期望值」，以收貨當下落到子批的效期為準。（簡易收貨、未連進口作業單者不自動鎖，仍可自行編輯。）

若廠商/設定沒維護歸併策略，確認採購單後不會出現進口作業單，只會跳一張待辦。此時要嘛手動建作業單、要嘛回廠商補策略後重新確認。導入初期最常卡在這。

採購 500、實到 480。系統允許收貨更正，但放行閘門會擋「收貨與配貨不符」。正解：回採購改單或做收貨更正，讓三方數量一致再放行。（延伸：手冊一 收貨更正、節10 放行）

子批號、報單、放行全掛在母批底下。確認後若刪除或大改明細，會讓已生成的子批號與作業單失去來源，追溯鏈斷裂。

進口排程、櫃期預估、效期預判都吃這個日期。留空或亂填，跨部門追蹤與效期警示都會失準。

新廠商沒維護歸併策略，採購員確認後發現沒有進口作業單、只收到一張待辦。處理：到廠商設定補上歸併策略，回採購單重新確認即自動生成；或直接從待辦手動建作業單並關聯此採購單。（延伸：節1 廠商、節4）

確認 500 後供應商通知只出得了 480。回採購單改量或收貨時做更正，讓採購／收貨／配貨三方一致；否則放行閘門會以「收貨與配貨不符」擋關。（延伸：節10 放行）