第 6 章　銷售出貨 ★核心

第 6 章　銷售出貨（允收／FEFO／逾期擋關）

這一章把一張銷售單從開單走到貨真的出門。
沿路有三道跟「效期」有關的關卡：選批號時的篩選、確認訂單時的允收檢核、 出貨當天的複檢與逾期禁出。三道的判準不同、時機不同、能不能放行也不同—— 這一章的重點就是把這三道分清楚，遇到單子走不下去時，知道該回頭調整哪一個地方。

這一章的完整路線

本章涵蓋的 13 個情境

#	情境	什麼時候會用到	在哪一節
1	客戶指定出貨倉	這家客戶固定從某一個倉出貨（例如通路商必須走委外倉）	情境 1
2	可賣量（ATP）與綁倉	承諾交期前要先知道「這個倉還能賣多少」	情境 2
3	允收條件怎麼解析	同一家客戶、不同產品類別門檻不同；或子聯絡人要不要跟著母公司	情境 3
4	建立銷售單	主線：開單、填交期、選倉	步驟 1
5	客戶代號與客戶參考	單據上要看得到客戶自己的編號（兩個不同欄位，很容易搞混）	情境 5
6	產品狀態變更提醒	選到「條碼變更」或「品名更換」的品項，出貨前要多核對一道	情境 6
7	售價歷史與價格護欄	這位客戶上次賣多少？這次的價格會不會低於底價？	情境 7
8	指定批號與下拉篩選	要出哪一批；以及「下拉是空的」時怎麼找原因	步驟 2、情境 8
9	品名裡的文字批號	業務習慣把批號寫在品名後面，手上的碼跟系統的碼不一樣	情境 9
10	確認訂單的允收檢核	第一道關卡：單確認不了、或確認了卻有提醒	步驟 3
11	FEFO 保留與指定批補足	出貨單實際挑到哪一批、為什麼跟指定的不一樣	步驟 4、情境 11
12	出貨日複檢與逾期禁出	最後一道關卡：驗證按不下去	步驟 5
13	客戶取消怎麼辦	客戶臨時說不要了。訂單、出貨單、發票各自要怎麼收	情境 13

先認識三個名詞

名詞	意思	哪裡會看到
剩餘效期比	還剩幾成保存期。 剩餘天數 ÷ 總保存天數 例：保存 360 天、還剩 327 天 → 90.8%	批號主檔、銷售明細（預設不顯示，可自行開啟）
剩餘天數	距離有效日期還有幾天。 負數代表已經過期	批號清單、出貨單的「詳細作業」
允收條件	客戶要求「收到貨時至少要剩多少效期」。 設在客戶主檔上，不是設在商品上	客戶主檔 →「食品允收條件」頁籤

情境 1　客戶指定出貨倉：開單時自動帶入，不用自己記

要領	說明
設在哪裡	客戶主檔 →「銷售與採購」頁籤 → 銷售那一區 → 指定出貨倉。 它不在「食品允收條件」頁籤——那一頁放的是效期門檻，這一欄是出貨約定，兩件事分開放
設在哪一層	設在公司（總公司）那一張客戶卡就好。底下的送貨地址會自動沿用， 不必每個門市地址各設一次
沒設會怎樣	回到系統原本的預設倉，行為和沒有這個功能之前完全一樣。不會被清成空白
換客戶時	報價階段把客戶換掉，倉庫會跟著換成新客戶的指定倉，不會沿用前一位客戶的
已確認的訂單	訂單確認之後，就算回頭去改客戶主檔的指定出貨倉，這張單的倉不會被改動

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	客戶要求從特定倉出貨；或公司有自有倉與委外倉兩套庫存
② 會被卡在哪	客戶主檔上看不到「指定出貨倉」這一欄時，先確認你開的是公司卡片或聯絡人卡片—— 在「送貨地址」型的子聯絡人上這一欄是隱藏的（因為它設在公司層級就夠了）
③ 錯誤怎麼處理	倉別帶錯的症狀不是報錯，是選不到批號、或可賣量看起來不對。 處理：到銷售單「其他資訊」頁把倉庫改成正確的倉，明細的批號下拉與可賣量會立刻跟著重算
④ 客戶取消怎麼辦	這一步還沒有任何庫存動作。報價階段直接刪掉整張單即可， 不會留下出貨單，也不會佔用任何庫存

情境 2　可賣量（ATP）：業務能承諾的量，跟倉庫現有量不一樣

名詞	意思	哪裡看得到
現有量	倉庫裡實際存在的數量	產品畫面、庫存報表
已銷未出量	已確認的銷售單上還沒交付的數量	銷售 →「食品內銷」→「可賣量(ATP)」清單
可賣量	現有量 − 已銷未出量	同上；銷售明細也有一欄（預設隱藏，可自行勾出來）
可賣量提示	下單量超過可賣量時的紅字提醒	銷售明細，預設就顯示

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	要跟客戶承諾交期、或是要判斷「這張單能不能今天出」的時候
② 會被卡在哪	明細上看不到可賣量欄位時：它預設是隱藏的，請從明細表格右上角的欄位選單勾出來。 數字看起來不對時：先確認這張單選的倉——換個倉數字就會變，那是正確的
③ 錯誤怎麼處理	可賣量提示只是提示，不會擋住確認訂單。 看到紅字時的三個選擇：減量、改成別的倉、或照樣接單但把交期往後談。 照樣接單時，這張單之後會停在出貨單「正在等待」狀態等貨到，不會消失
④ 客戶取消怎麼辦	訂單一取消，它佔用的已銷未出量立刻歸零，可賣量自動回補給其他單用。 不需要任何手動調整。報價階段的單本來就沒佔量，刪掉也不影響任何數字

開單前：先知道這位客戶的允收條件是什麼

步	操作
1	銷售 → 客戶，搜尋並開啟這位客戶
2	切到 「食品允收條件」 頁籤
3	記下三個值：允收檢核方式、最低剩餘效期比、最低剩餘天數

1. 1客戶主檔上的 「食品允收條件」 頁籤，預設不是開著的，要自己切過來
2. 2允收檢核方式＝阻擋。這是下拉選單，點開有三個選項：不檢核／警告／阻擋
3. 3最低剩餘效期比＝0.667（等於要求到貨時至少還剩 66.7% 保存期）
4. 4最低剩餘天數＝90（等於要求到貨時至少還剩 90 天）
5. 5右側灰字是系統自己的說明：兩者皆設定時取較嚴者
6. 6下方的 分類允收條件 表格，要依產品類別另外設門檻時才填，空的就沿用上面

1. 1允收檢核方式＝警告。新客戶建立時系統就是給這個預設值，看起來像已經開著了
2. 2最低剩餘效期比顯示 0.000
3. 3最低剩餘天數顯示 0。這兩個 0 就是「沒設定」——整條允收檢核不會動作

情境 3　允收條件是怎麼被解析出來的

順序	系統怎麼找	這代表什麼
1	從這張單的客戶，往上找到母公司（商業夥伴）那張卡片	門檻只要在母公司設一次，底下所有送貨地址／聯絡人都跟著走
2	在母公司的「食品允收條件」頁，看分類允收條件裡有沒有這支產品的產品類別	有的話，分類的門檻整組蓋過客戶層級的兩個數字
3	沒有對應的分類 → 用客戶層級那兩個門檻	這是最常見的情況
4	檢核方式（不檢核／警告／阻擋）一律取母公司那一個	分類允收條件只覆寫門檻數字，不覆寫檢核方式

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	同一位客戶的冷藏品與常溫品要求不同；或連鎖通路底下有很多送貨地址
② 會被卡在哪	門檻設在子聯絡人（送貨地址）上而不是母公司時，系統看的是母公司那一張， 所以設了卻沒有作用。 回頭補的方式：開啟該客戶，看表頭上方是否顯示母公司名稱； 若有，請到母公司那張卡片的「食品允收條件」頁去設
③ 錯誤怎麼處理	「為什麼這支過、那支不過」要一次看懂，請在明細把剩餘天數與剩餘效期比 兩欄勾出來，再對照客戶主檔的兩個門檻與分類允收條件。 判斷依據全部都在畫面上，不需要猜
④ 客戶取消怎麼辦	允收條件是主檔設定，跟單據無關。取消任何一張單都不會動到它， 也不需要事後回去還原

關鍵確認點：檢核方式寫著「警告」，不等於檢核正在運作

檢核方式	兩個門檻	實際效果
警告（預設）	都空白	完全不動作：不篩批號、不提示、不留紀錄。等同「不檢核」
警告	至少填一個	不符合時：批號下拉會先濾掉、確認訂單仍會成功，但聊天室留下一行提醒
阻擋	至少填一個	不符合時：批號下拉會先濾掉、確認訂單直接被退回，訂單維持草稿
不檢核	兩個欄位會自動隱藏	不做任何允收判斷（但逾期禁出仍然有效，見本章最後一段）

步驟 1　建立銷售單

欄位	怎麼填	必填
客戶	選定後，允收門檻就跟著這位客戶走	★
承諾交貨日	效期投射的基準日。沒填就用訂單日期	—
倉庫	在「其他資訊」頁籤。客戶主檔若指定了出貨倉會自動帶出	★

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	每一張單的第一步
② 會被卡在哪	找不到倉庫欄 → 它在「其他資訊」頁籤，不在第一頁。 找不到客戶 → 確認這個聯絡人有沒有被封存，或是不是建在別家公司底下
③ 錯誤怎麼處理	建單階段不會有錯誤訊息，填錯就改。 唯一要注意的是：交貨日期會決定允收檢核用哪一天算， 欄位旁邊灰字寫的「預期：…」就是系統目前在用的那一天
④ 客戶取消怎麼辦	報價階段沒有任何庫存被佔用，直接按取消即可， 取消後還能按「設為報價單」救回來

1. 1右上角狀態列停在 報價，單號 S01014 已經配好
2. 2客戶：選定後，這位客戶的允收門檻就跟著這張單走
3. 3交貨日期：效期投射的基準日。沒填就用報價日期，旁邊灰字「預期：…」寫的就是系統目前在用的那一天
4. 4左上角 確認 就是步驟 3 要按的那一顆
5. 5下方明細區的欄位順序：商品／條碼／可賣量提示／允收外／指定批號／效期警示／允收提示／批號認列提示

1. 1其他資訊頁籤。倉庫不在第一個頁籤，要切過來
2. 2倉庫欄位。批號下拉與可賣量都是依這個倉算的，所以要先填、不要最後才補
3. 3同一頁還有銷售人員與銷售團隊，由登入者自動帶入

情境 5　客戶代號與客戶參考：兩個很像但不一樣的欄位

	客戶代號	客戶參考
是什麼	我們公司內部給這家客戶編的代號	客戶自己開的採購單號
誰填	系統自動帶，選了客戶就出現	業務手動輸入
來源	客戶主檔上的「客戶代號」欄	這張單自己的欄位
可以在單上改嗎	不行，唯讀。要改請到客戶主檔改	可以，隨時改
主檔改了之後	既有單據上會跟著變（它顯示的是這家客戶「現在」的代號）	不受影響，那是下單當時填的值
客戶沒有時	整欄自動隱藏，不會留一個空格在版面上	留空即可

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	客戶來電說「我的 PO 號碼是 ○○○，幫我查一下」；或內部要用客戶代號對帳
② 會被卡在哪	表頭沒有出現客戶代號欄＝這位客戶的主檔還沒填代號。 回頭補：客戶主檔上填好「客戶代號」，回到單據就會出現（不必重開單）
③ 錯誤怎麼處理	代號打錯時不要在單上找（單上是唯讀的），到客戶主檔改一次， 所有單據會同時更新
④ 客戶取消怎麼辦	兩個欄位都只是識別用，取消訂單不需要清掉它們。 取消後這張單仍然查得到，客戶用他的 PO 號碼回頭問時也找得著

情境 6　選到「條碼變更」或「品名更換」的品項

產品狀態	還能不能賣	選到時會怎樣
正常品／新品	可以	沒有任何提示
條碼變更	可以	跳提醒：確認報價與出貨文件上的條碼版本， 客戶端掃碼可能對不上舊條碼，出貨前要核對包裝實物上的條碼
品名更換	可以	跳提醒：確認要用哪一版品名，客戶料號對照與中文標品名要同步更新， 避免客戶收貨時與採購單、對帳單對不上
停售	不能賣	產品狀態改成停售時，系統會自動把「可銷售」關掉，明細的產品下拉就找不到它
停止進口	可以賣	只關掉「可採購」，銷售不受影響——現有庫存仍然要賣完

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	供應商換了包裝條碼、或產品改了名字，而客戶端的系統還是舊資料
② 會被卡在哪	產品下拉找不到某支產品時，多半是它被標成停售了。 回頭補：產品主檔把產品狀態改回「正常品」， 再手動把「可銷售」勾回來——狀態改回來時系統不會自動幫你打開
③ 錯誤怎麼處理	提醒視窗只有一顆確定，按下去就繼續開單，不會改動任何資料。 真正要做的動作在出貨前：核對包裝條碼與中文標品名
④ 客戶取消怎麼辦	還在報價階段：直接刪明細或整張單。 已確認：走本章後段的取消流程。產品狀態是主檔設定，取消單據不會動到它

情境 7　售價歷史與價格護欄：報價前先看上次賣多少

歷史售價視窗	說明
查的範圍	這位客戶所屬母公司底下所有聯絡人的紀錄，不只這一張卡片
兩種來源	銷售：過往已確認／已完成的銷售明細 發票：已過帳的客戶發票與退款（帳上真正的成交價）
不列入	草稿（報價）階段的單不會出現——還沒成交的價格不算數
看得到什麼	日期、單據號、數量、單位、單價與折後淨價、幣別

價格護欄	說明
比什麼	本行單價對照產品主檔的「出貨底價」；沒設底價時對照成本
業務看到什麼	明細的「價格護欄提示」欄出現紅字：「單價低於出貨底價，確認時將通知主管」。 畫面上不會顯示成本數字
主管看到什麼	確認訂單後，訂單聊天室出現一張表（產品／出貨底價／成本／此次單價）， 並指派一則待辦給銷售團隊主管；沒有團隊主管時指派給訂單負責人
會不會擋單	不會。這是事後覆核，不是事前審批

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	談價格、做專案價、或處理即期品折扣出清的時候
② 會被卡在哪	歷史售價視窗是空的：代表這位客戶（含同公司其他聯絡人）沒有這支產品的 已確認紀錄——報價階段的單不算。 價格護欄沒有反應：產品主檔的「出貨底價」與「成本」兩個都是 0， 沒有比較基準。回頭補：產品主檔填上出貨底價
③ 錯誤怎麼處理	護欄提示不是錯誤，不需要處理也能確認訂單。 如果這個低價是刻意的（例如即期品出清），照常確認即可， 系統會自己把這件事告訴主管，不需要另外寫信說明
④ 客戶取消怎麼辦	訂單取消後，這張單就不再出現在歷史售價清單裡（只列已確認／已完成的單）， 不會污染下一次報價的參考值。 已經發給主管的那則待辦不會自動消失，請主管自行標示完成

步驟 2　在明細上選批號

1. 1指定批號欄位，目前填的是 SHORT-A3。點一下欄位就會展開下拉
2. 2下拉選項只有 ORIG-A1 數量：80 一筆——批號後面的「數量：」是這個批號在所有內部庫位的可用量合計，不是只算這張單要出的倉——它是用來認批號的輔助資訊。真正決定這張單出得了多少的是明細的可賣量欄。這位客戶是阻擋型、門檻 0.667，所以其餘批號都已經先被允收條件篩掉了
3. 3同一列右側的 效期警示 紅色標籤 剩餘不足1/3，以及 允收提示 紅字「以 2026-09-08 到貨計：…」——紅字裡的日期就是系統拿來算剩餘效期比的基準日
4. 4左邊的 允收外 勾選框。勾下去，下拉會換成「該倉全部有貨的批號」

明細欄位	用途	預設顯示
指定批號	指定這一行要出哪一批。下拉內容已先套允收條件篩選	顯示
效期警示	彩色標籤：正常／已過半／剩餘不足 1/3／已逾期	顯示
允收提示	紅字，說明這個批號哪一條門檻沒過、差多少	顯示
允收外	勾選後，下拉會改成「該倉全部有貨的批號」	顯示
批號認列提示	品名裡若寫了「批號 XXX」，這裡會說有沒有認出來	顯示
可賣量／到期日／剩餘天數／剩餘效期比／實際出貨批號	支撐判斷的數字	預設不顯示

指定批號的下拉是空的，或找不到想要的那一批？

順序	確認什麼	怎麼判斷
1	產品有沒有設成「按批次」追蹤	沒設的話根本不會有批號可選（見第 1 章）
2	倉別對不對	下拉只看這張單要出的倉，別的倉有貨也不會出現
3	該批是不是已被別張單保留	下拉算的是「可用量＝現有量 − 已保留量」，保留完就不出現
4	是不是被允收條件濾掉了	暫時勾一下「允收外」，若批號立刻出現，就是這個原因

「允收外」這個勾選框代表什麼

勾了「允收外」之後	實際行為
批號下拉	改為顯示該倉全部有可用量的批號，包含即期、也包含已過期的
確認訂單	即使客戶設的是「阻擋」，也會確認成功，降為聊天室提醒
出貨日複檢	同樣降為提醒，不會擋住出貨
已過有效日期的批號	仍然被禁止出貨。這個勾選框推不翻逾期禁出
留痕	聊天室會記「（已勾允收外，授權放行出清）」
權限	沒有群組限制：任何能編輯銷售明細的人都可以勾，不需要簽核

情境 8　批號下拉的四層篩選：把「選不到」變成可判斷的事

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	客戶指名要某一批、或要刻意挑效期長的批出貨的時候
② 會被卡在哪	下拉是空的。照上圖①→④逐層確認；最快的分水嶺是勾一下「允收外」： 勾了有東西出現 → 卡在第 ④ 層（允收門檻） 勾了還是空的 → 卡在 ①②③ 其中一層（沒設批次追蹤／倉別／可用量）
③ 錯誤怎麼處理	指定批號欄不會跳錯誤訊息，它只是「選不到」。 真正會跳訊息的是確認訂單那一步，所以這一層的處理方式是調整條件， 不是「解掉錯誤」：改倉別、改交期、換批號、或評估要不要勾允收外
④ 客戶取消怎麼辦	報價階段指定批號不會佔用庫存——真正的保留是在確認訂單之後才發生。 所以這一步取消，直接刪單即可，不會有任何批號被鎖住

情境 9　品名裡寫了批號：系統會幫忙認，認不出來也會說清楚

認列提示寫什麼	意思	你要做什麼
已由品名認列批號 ○○○	找到唯一一個對得上的批號，已經幫你填進「指定批號」	核對一下就好，不用再選
品名批號 ○○○ 對應到 N 個批號：…，請指定	同一個短碼對到多個批號（同一支產品有兩種命名慣例並存）	提示裡已經把候選批號列出來了，從「指定批號」下拉挑一個
品名寫有批號 ○○○，但此產品查無這個批號，未自動認列	這支產品底下找不到這個碼	先確認產品有沒有挑錯；再確認那批貨是否還沒入庫
品名批號 ○○○ 與指定批號 △△△ 不一致	你已經手動選過批號了，系統不會覆寫，但品名上的文字跟它對不上	兩邊擇一改成一致，避免客戶收貨時對不上單

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	沿用舊 ERP 習慣、把批號寫在品名或備註後面的時候
② 會被卡在哪	提示說「查無這個批號」：先確認產品選對了沒有（批號是掛在產品底下找的）， 再確認那批貨是不是還沒入庫。 提示說「對應到 N 個」：提示本身已經把候選列出來，直接從下拉挑
③ 錯誤怎麼處理	這些提示全都不擋單，訂單照樣確認得了。 但要知道：「指定批號」欄沒填＝允收檢核在訂單這一關不會檢查這一行， 問題會延到出貨當天。所以看到提示時，花十秒把批號選進去是最省事的做法
④ 客戶取消怎麼辦	還沒確認：刪單，不留任何痕跡。 已確認未出貨：取消訂單即可，品名文字與指定批號都跟著這張單作廢。 已經出貨才取消：實際出貨批號已經回寫上去了， 這時要走的是退貨而不是取消（見第 7 章）

步驟 3　確認訂單：第一次允收檢核

1. 1視窗標題 操作無效，第一行寫著「以下明細未達客戶允收條件，無法確認：」
2. 2下一行把不合格的細節逐項列出來：產品（[CA080148] 西班牙卡門瓦倫西亞海鹽）、批號（SHORT-A3）、剩餘比 11%、剩餘 200 天
3. 3只有一顆 關閉 按鈕——沒有「仍要繼續」的選項。關掉之後訂單還是草稿，沒有任何資料被改動

1. 1上面一則是系統的狀態紀錄：報價單已確認（Quotation → Sales Order）——代表確認是成功的，沒有被擋
2. 2下面這一則才是允收檢核留下的：允收提醒：產品、批號 SHORT-A3、剩餘比 11%／剩餘 200 天。內容與阻擋型客戶看到的完全一樣，差別只在這裡不擋你
3. 3要領：警告型客戶按完確認，一定要往下捲看這一區，不然這則提醒等於沒發生過

檢核方式	按下「確認」會發生什麼
阻擋	跳出視窗：「以下明細未達客戶允收條件，無法確認：」，列出產品、批號、剩餘比、剩餘天數。 訂單維持草稿，沒有任何資料被改動
警告	確認成功，不會跳任何視窗。訂單下方聊天室多一行「允收提醒：…」 要領：警告型客戶確認完要往下捲看一眼聊天室，不然這行提醒等於沒發生
不檢核	直接確認成功，不檢查也不留言

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	明細填完、要把報價變成正式訂單的時候
② 會被卡在哪	被阻擋視窗退回：訂單維持草稿、資料完全沒變。 回頭補的三個選項：換效期夠的批號／把交期往前談／ 勾「允收外」（等於用人工判斷放行，會留痕）
③ 錯誤怎麼處理	阻擋視窗只有「關閉」一顆，沒有「仍要繼續」。 關掉之後看明細上那行紅字——那裡才寫了門檻值與基準日。 警告型客戶則要往下捲看聊天室，提醒只會留在那裡
④ 客戶取消怎麼辦	確認之前取消：什麼都沒發生，直接取消或刪單。 確認之後取消：出貨單已經開好、庫存已經被圈起來了， 請走本章後段的「客戶取消怎麼辦」階段 ②

1. 1狀態列從「報價」走到最右邊的 銷售訂單——這就是確認成功
2. 2上方多出一顆 送貨 1 統計按鈕：確認的同時，系統已經自動開好出貨單了
3. 3按鈕列換成 建立發票／退貨 / 退款 等等；「確認」那一顆消失是正常的
4. 4明細上的 效期警示 標籤與 允收提示 紅字仍然留著，確認成功不會把它們清掉

關鍵確認點：沒有指定批號的明細，訂單這一關不會檢核

步驟 4　出貨單揀貨：FEFO 怎麼挑批

順位	系統怎麼挑
1	銷售明細有填指定批號 → 優先保留那一批
2	指定批號不夠、或沒有指定 → 依 FEFO 補足：到期日由近而遠
3	已過有效日期的批號不會被自動保留，FEFO 會自動跳過它

情境 11　保留庫存這一步，系統實際做了什麼

你會看到的訊息	意思	要做什麼
指定批號 ○○○ 可用量不足 （需 5.0，僅保留 0）	指定的那一批一個都保留不到	先看那個批號的剩餘天數是不是負數——是負數就是已過期、不參與保留； 不是負數才去查倉別與別張單的保留
指定批號 ○○○ 可用量不足 （需 5.0，僅保留 3）	保留到一部分，剩下的會由 FEFO 補	確認補上來的那一批效期夠不夠，不夠的話出貨當天會被複檢擋下
聊天室沒有任何留言	指定批號全數保留成功	不用做什麼

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	每一張確認過的銷售單都會走這一步，不需要你操作
② 會被卡在哪	出貨單一直停在正在等待：代表該倉的可用量不足。 回頭確認三件事：倉別對不對、貨有沒有被別張單先保留、是不是只剩過期批
③ 錯誤怎麼處理	保留階段不會跳錯誤視窗，它只會在聊天室留言。 所以訂單確認完要往下捲看一眼聊天室——換批這件事只會在那裡講一次
④ 客戶取消怎麼辦	這是取消最關鍵的一段：貨已經被圈起來了。 取消訂單時，系統會一併把還沒完成的出貨單取消掉， 保留的數量會全部放回去，那些批號立刻又能被別張單使用。 不需要手動去解除保留。詳細狀態對照請看後面的「客戶取消怎麼辦」

在出貨單上看批號的效期

入口	看得到
明細列上的 「詳細作業」 圖示 （每一行右側）	批號、到期日、數量。到期日只有已過期時才變紅字
表單上方的 「詳細作業」 統計按鈕 （在按鈕列那一排）	批號、數量，再加上 剩餘天數（逾期紅字／過半或不足 1/3 橘字）、 預期效期、效期對照

1. 1表單上方的統計按鈕。畫面上它寫的是「移動」，不是「詳細作業」——但點進去之後那一頁的標題就叫「詳細作業」。要看效期數字走這一顆
2. 2明細列右側的小圖示（三條橫線）。這是另一個入口，點開是一個小視窗，看不到剩餘天數
3. 3這張單的作業類型是測試倉：交貨單，狀態在準備好，左上角的 核實 就是第 5 步要按的那一顆

1. 1視窗標題是 「打開：庫存移動」，不是「詳細作業」
2. 2欄位只有 揀貨來自（含批號）、過期日期、數量、量度單位
3. 3過期日期變成紅字＝這個批號已經過期。但這裡只給你日期，沒有剩餘天數，要自己心算

1. 1麵包屑顯示這是一個整頁清單（TEST/OUT/00016 → 詳細作業），不是小視窗——看完要按麵包屑退回出貨單
2. 2比入口 A 多出三欄：剩餘天數、預期效期、效期對照
3. 3剩餘天數 −21（紅字）。負數就是已經過期 21 天——這個數字只有這個入口看得到，也就是要走這一顆的理由

步驟 5　驗證出貨：出貨日複檢

檢核方式	按下「驗證」會發生什麼
阻擋	跳出：「以下揀貨批號未達客戶允收條件，無法出貨：」 出貨單維持在待出貨狀態，庫存沒有被扣
警告	出貨成功，出貨單聊天室留下「允收提醒（出貨日複檢）：…」
不檢核	不做允收判斷（但逾期禁出仍然有效）

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	貨備好了、要讓它真的出門的那一刻
② 會被卡在哪	允收沒過 → 放行的開關在銷售單上，倉管改不了，要找業務。 批號已過期 → 沒有任何設定能放行，只能換批。 出貨單停在「正在等待」 → 這不是被擋，是貨還沒湊齊， 可按「檢查可用性」重試
③ 錯誤怎麼處理	兩種擋住的訊息都只有「關閉」一顆，關掉之後庫存沒有被扣、 出貨單維持原狀。 處理方式一律是回「詳細作業」換批號，換好再按一次驗證
④ 客戶取消怎麼辦	這是最後一個能「取消」的時間點。 按下驗證之前取消，庫存全部放回去、不產生任何退貨單據； 按下去之後就只能走退貨（第 7 章）。 兩者的差別與完整作法，見本章後段的「客戶取消怎麼辦」階段 ③ 與 ④

關鍵確認點：已過有效日期的批號，從銷售單出貨時一律被禁止

驗證時先跳出「確定要繼續？」，按了確定卻沒成功？

層	你會看到	意義
1	小視窗：「你要交付的產品 ○○○，批號 ○○○ 已經過期。確定要繼續？」 按鈕是英文：Confirm／Proceed except for expired one／Discard	系統的通用提醒，只是告訴你「這裡面有過期品」
2	按下 Confirm 之後：「以下批號已逾有效日期，禁止出貨：」	這一層才是真正的規則，一定會擋

1. 1標題 確認，內文寫「你要交付的產品 ○○○，○○○ 已經過期。確定要繼續？」——這是系統的通用提醒，還不是規則
2. 2確認：按下去會前進到第二層，然後被擋（見下一張）
3. 3除了過期的，其他繼續：按下去不會有任何變化，不要靠它解決問題
4. 4捨棄：這一顆才是正解。關掉視窗，回「詳細作業」把過期批號換掉

1. 1標題變成 操作無效，這一層才是真正的規則
2. 2訊息是 「以下批號已逾有效日期，禁止出貨：」，下一行點名 產品 + 批號，寫明「已逾有效日期，不得出貨」
3. 3同樣只有 關閉 一顆按鈕。不檢核、允收外、門檻留空，這三個都繞不過這一層

步驟 6　出貨完成：系統做了哪些事

系統做的事	你之後會在哪裡用到
扣減庫存	只扣真正出去的那幾批，批號層級精準扣減
回寫「實際出貨批號」	銷售明細上那一欄。分批出貨時會累加，不是覆蓋
更新「已交付數量」	決定這張單能開多少發票（第 8 章）、能退多少貨（第 7 章）
寫入允收紀錄	每個批號一筆，含實際值與門檻值，供允收達成率分析

1. 1狀態列停在 完成，左上角只剩 列印／退回 等按鈕，沒有「核實」了
2. 2實際日期欄位被填上了——這一格有值才代表貨真的出去了，預定日期只是計畫
3. 3來源單據指回原本的銷售單，追溯時從這裡回去
4. 4要看實際出了哪幾個批號，一樣走上方的 移動 統計按鈕

1. 1選單位置：庫存 → 產品 → 批次/序號
2. 2搜尋列預設帶著 地點 分組，所以清單是一個倉一組折起來的；點一下那一行就會展開
3. 3括號裡的數字是該倉的批號筆數，例如 駿伸倉/汐止/常溫(210)、TEST/庫存(4)
4. 4欄位有 過期日期——這就是第 6 章一路在講的那個效期來源
5. 5最後一組 無(1072) 是目前沒有庫存地點的批號（已出完或尚未入庫），找不到批號時記得也看這一組

情境 13　客戶取消怎麼辦

階段 ①　報價（草稿）：想改什麼都可以

你可以做什麼	結果
改數量、換品項、加一列、刪一列	直接在同一張單上改，改完存檔就好
按取消	整張單變成取消狀態，單號還在，之後查得到
整張刪掉	單號一併消失。建議用「取消」而不是刪除，留個紀錄比較好查

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	報價還沒送出、或客戶看了報價就說不要
② 會被卡在哪	這個階段幾乎不會被卡住。唯一要注意的是產品欄空白的明細會擋確認， 但那是「確認」才會遇到的事，取消不受影響
③ 錯誤怎麼處理	草稿階段按取消不會跳任何視窗，直接就變成取消狀態
④ 資料會變成什麼樣	庫存完全沒動過（報價不保留庫存）；可賣量本來就沒被扣，所以不需要回補。 取消後如果客戶又反悔，按「設為報價單」就能救回來重新確認

階段 ②　已確認、還沒開始揀貨：訂單按取消，一次收乾淨

按下取消之後	系統做了什麼
銷售訂單	狀態變成取消。單號保留，隨時查得到
還沒完成的出貨單	全部一起變成取消，不用自己一張一張去關
被保留的庫存	全部放回去。那些批號立刻又能被別張單選到
可賣量	這張單佔用的「已銷未出量」立刻歸零，可賣量自動回補
已交付數量	維持 0。這張單不會被算成有出過貨
還是草稿的發票	一併取消
已經過帳的發票	不受影響、不會被取消——要另外開折讓或退款單處理
允收紀錄	不會留下任何一筆。允收紀錄只在出貨完成時才寫，沒出貨就沒有
實際出貨批號	維持空白。這一欄也是出貨完成才回寫的

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	單子確認完、倉庫還沒動作，客戶就來電說不要了
② 會被卡在哪	「取消」按鈕不見了 → 這張單被鎖定，請主管按「解鎖」。 取消完發現庫存數字沒回來 → 先確認該張出貨單的狀態是不是也變成取消了； 已經完成的出貨單不會被取消，那部分要走退貨
③ 錯誤怎麼處理	這個階段取消不會出現錯誤訊息，只會出現「取消訂單」那個確認視窗。 視窗右上角關掉＝放棄取消，什麼都不會變
④ 你要自己收尾的	已過帳的發票（開折讓／退款）、 以及價格護欄發給主管的那則待辦（不會自動消失，請主管自行標示完成）

階段 ③　已經揀好貨、還沒按驗證：兩條路

要做的事	怎麼做	結果
整張攔下來	在出貨單上按取消，會先問你「確定取消此轉移？」，按確定	出貨單變取消；保留全部釋放；已交付數量維持 0； 該批號的可用量回到原本的數字
整張訂單都不要	回到銷售訂單按取消	與階段 ② 相同：出貨單一起取消、保留一起釋放
只是要改數量或換批	先把明細上的「已揀貨」取消勾選，再按取消預留； 改好之後按檢查可用性重新保留	保留完全放掉，可以重新揀一次

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	倉庫已經備好貨、車還沒走，客戶臨時喊停或要改量
② 會被卡在哪	按了取消預留沒反應 → 先取消「已揀貨」勾選（見上方確認點）。 出貨單上找不到取消按鈕 → 先確認這張單的狀態，已經完成的單沒有取消按鈕
③ 錯誤怎麼處理	按取消時會先問「確定取消此轉移？」——這只是確認，按確定就會取消。 取消完出貨單會被鎖定，這是正常的：取消掉的單本來就不該再被改
④ 你要自己收尾的	如果貨已經打包貼標，實體作業要自己回復（拆包、標籤作廢）——系統管不到這一段。 另外請通知業務，讓他決定訂單整張取消還是保留著等客戶

階段 ④　已經驗證出貨：不能取消，要走退貨

你會遇到的情況	意思與作法
出貨單上找不到「取消」按鈕	這是正常的。完成狀態的出貨單不提供取消，畫面上那一顆會換成退回
透過其他方式硬取消，跳出 「您無法取消已設定為“完成”的庫存移動。 請透過建立一個退回單據來執行反向操作。」	系統在講的就是這件事：請改走退貨
按取消預留跳出 「您無法取消狀態已標記為 「完成」的庫存移動」	同上。已完成的貨沒有「保留」可以放了，它已經出去了
去把銷售訂單整張取消	已完成的出貨單維持完成、庫存不會退回來。 訂單狀態變成取消，但貨還在客戶那裡—— 不要用這個方式代替退貨，帳會對不起來

四件事	說明
① 什麼情況會遇到	貨已經送出去，客戶收到後才說不要，或收貨時當場拒收
② 會被卡在哪	找不到取消按鈕（正常，完成狀態沒有）。 真正要找的是退回那一顆，它只在完成狀態才出現
③ 錯誤怎麼處理	訊息說「請建立退貨」就照著做，不要繞路。 繞路的代價是庫存帳與實際不符，而且追溯斷掉
④ 你要自己收尾的	已過帳的發票要開折讓／退款單；退貨的完整流程在第 7 章， 包含退回來的貨要不要重新上架、效期還夠不夠再賣

第 6 章訊息總表：跳出什麼、什麼意思、按哪裡

訊息開頭	什麼等級	意思與下一步
以下明細未達客戶允收條件， 無法確認：	擋住 確認訂單時	這位客戶是阻擋型，而指定的批號效期不夠。 按關閉→ 訂單維持草稿、資料沒變。 三個選擇：換批號／把交期往前談／勾「允收外」
允收提醒：… （出現在聊天室）	提醒 確認訂單後	這位客戶是警告型，訂單已經確認成功了。 這則留言是要你知道「這批效期偏短」，決定要不要換批
指定批號 ○○○ 可用量不足 （需 N，僅保留 M）	提醒 保留庫存時	指定的批號不夠，其餘會由 FEFO 補。 先看那個批號的剩餘天數是不是負數——是的話代表已過期、不參與保留
⚠ 品名批號 ○○○ 與指定批號 △△△ 不一致	提醒 明細上	你手動選的批號跟品名裡寫的那個不一樣。系統不會覆寫你的選擇。 兩邊擇一改成一致，免得客戶收貨時對不上
⚠ 品名批號 ○○○ 對應到 N 個 批號：…，請指定	提醒 明細上	短碼對到多個批號。提示裡已經列出候選，從「指定批號」下拉挑一個
⚠ 品名寫有批號 ○○○，但此產品 查無這個批號，未自動認列	提醒 明細上	先確認產品有沒有選錯；再確認那批貨是不是還沒入庫
下單 N 超過可賣量 M	提醒 明細上	不擋單。減量、換倉，或照樣接單但把交期往後談
⚠ 單價低於出貨底價／成本， 確認時將通知主管	提醒 明細上	不擋單。若是刻意的低價（例如即期品出清）照常確認，系統會自動通知主管
產品狀態：條碼變更／品名更換	提醒 選產品時	小視窗，按確定關掉即可、不改動任何資料。 真正要做的是出貨前核對條碼與中文標品名
你要交付的產品 ○○○， 批號 ○○○ 已經過期。確定要繼續？	詢問 按驗證時	系統的通用提醒，還不是規則。 三顆按鈕：確認（前進到被擋）／除了過期的，其他繼續（沒有作用）／ 捨棄（正解：關掉，回去換批號）
以下批號已逾有效日期， 禁止出貨：	擋住 按驗證時	最後一道防線，沒有任何設定能繞過。 唯一作法：把批號換成未過期的那一批再驗證。 如果只剩過期貨，這張單就不該出
以下揀貨批號未達客戶允收 條件，無法出貨：	擋住 按驗證時	出貨日複檢沒過。放行的開關在銷售單上，不在出貨單上—— 倉管請把產品名稱與批號傳給該單業務，由業務換批或勾「允收外」
⚠ 實際出貨批號與品名批號 不一致：…	提醒 出貨完成後	不擋出貨（貨已經出了）。用途是讓你在客戶打電話來對帳前先知道
確定取消此轉移？	確認 取消出貨單時	按確定 → 出貨單變取消、保留全部釋放、已交付數量維持 0
您無法取消已設定為“完成”的 庫存移動。請透過建立一個 退回單據來執行反向操作。	擋住 取消已出貨時	貨已經出門了。改走退貨（第 7 章），不要繞路
找不到「取消」按鈕	不是錯誤	訂單：這張單被鎖定了，請主管按「解鎖」。 出貨單：這張單已經完成，該找的是「退回」那一顆

第 6 章檢查表

□	確認什麼	沒做的症狀
□	客戶主檔的檢核方式與至少一個門檻成對設定	寫著「警告」卻完全不動作，等同不檢核
□	不需要管制的客戶，檢核方式直接選「不檢核」	後手誤以為管制是開著的
□	銷售單的倉庫選對	明明有貨卻選不到批號
□	把剩餘天數／到期日／實際出貨批號欄位勾出來	只看得到結論，看不到判斷依據
□	對有門檻的客戶指定批號	訂單端不檢核，問題推遲到出貨當天才爆
□	警告型客戶確認後往下看一眼聊天室	提醒訊息無聲無息，沒人看到
□	要看效期數字時，走表單上方的「詳細作業」	走錯入口只看得到到期日，沒有剩餘天數
□	出貨完成後核對「實際出貨批號」	誤以為出的是指定的那一批
□	固定倉出貨的客戶，主檔設好指定出貨倉（設在母公司那張卡）	每張單都要自己想一次，記錯就從錯的倉出貨
□	承諾交期前先看明細的可賣量	答應一個那個倉交不出來的量
□	只設效期比門檻時，批號主檔的製造日要有填	算不出保存期，那條門檻形同虛設（建議另外補「最低剩餘天數」）
□	看到批號認列提示就把批號補進「指定批號」欄	訂單端不檢核，問題延到出貨當天才爆
□	選到條碼變更／品名更換的品項，出貨前核對包裝條碼與中文標	客戶掃碼對不上、或品名與採購單對不起來
□	要改揀貨前，先取消「已揀貨」再按「取消預留」	直接按取消預留不會有反應，保留還掛在原批號上
□	客戶取消時，先確認出貨單有沒有按過驗證	沒驗證的用「取消」、驗證過的要走「退貨」，用錯會讓退貨統計失真
□	取消訂單後，回頭處理已過帳的發票與主管的護欄待辦	這兩項不會自動收尾

做完之後怎麼查回來