第 2 章 採購單與預期效期
這一章看起來只是開一張採購單，但其中一個欄位會直接決定第 4 章算出來的批號長什麼樣。
那就是「預期效期」。填了，收貨時系統自己把批號算好；沒填，就得現場手打，
或是拿到一組看不出來源的代發號。
ℹ️ 本章重點
① 開採購單的基本流程 ② 預期效期填在哪、為什麼重要 ③ 確認訂單時系統會順手做什麼
① 開採購單的基本流程 ② 預期效期填在哪、為什麼重要 ③ 確認訂單時系統會順手做什麼
✅ 本章示範用的那張單
底下每一張圖都來自同一張真實單據，你可以照著同樣的順序做一次：
供應商 教學示範供應商／品項 [AOH000001] 教學示範商品－特級橄欖油／數量 120／ 單價 320／預期效期 2028年03月15日／交貨到 測試倉。
按下確認之後，它會變成採購單 P00038、作業單 IMP-202609-0019、收貨單 TEST/IN/00009。
底下每一張圖都來自同一張真實單據，你可以照著同樣的順序做一次：
供應商 教學示範供應商／品項 [AOH000001] 教學示範商品－特級橄欖油／數量 120／ 單價 320／預期效期 2028年03月15日／交貨到 測試倉。
按下確認之後，它會變成採購單 P00038、作業單 IMP-202609-0019、收貨單 TEST/IN/00009。
①新增採購單
選供應商
選供應商
→
②指定交貨到
收到哪個倉
收到哪個倉
→
③加入產品
數量與單價
數量與單價
→
④填預期效期
決定批號長相
決定批號長相
→
⑤確認訂單
產生收貨單
產生收貨單
→
⑥記下單號
之後查詢要用
之後查詢要用
開始之前：供應商的進口預設要先設好
⛔ 這是本章唯一「錯過就回不去」的一步
如果這批貨走進口流程，供應商的「進口預設模式」必須在按下確認之前就設好。
因為進口作業單是在「確認訂單」那一瞬間產生的—— 事後補設不會回頭補建，這張採購單就永遠沒有作業單了。
→ 設定位置：聯絡人 → 開啟供應商 → 貿易角色 頁籤 → 進口預設模式。第 0 章確認點 ⑤ 有詳細說明。
如果這批貨走進口流程，供應商的「進口預設模式」必須在按下確認之前就設好。
因為進口作業單是在「確認訂單」那一瞬間產生的—— 事後補設不會回頭補建，這張採購單就永遠沒有作業單了。
→ 設定位置：聯絡人 → 開啟供應商 → 貿易角色 頁籤 → 進口預設模式。第 0 章確認點 ⑤ 有詳細說明。
步驟 1 從採購訂單清單按「新增」
路徑是 採購 → 訂單 → 採購訂單。
清單畫面同時也是之後查單的地方，先認得它長什麼樣。
- 1左上角「新增」按鈕——按這裡開一張新的採購單
- 2清單上看得到編號、確認日期、供應商、總計、帳單狀態，之後查單就用這一頁
- 3上方搜尋列可用單號或供應商找回任何一張單
按下「新增」之後會開出一張空白的報價請求。
先認一下畫面：左上角狀態列現在停在「詢價單」，明細區是空的，
下方三個連結分別是「加入產品」「加入分段標題」「加入備註」。
- 1標題是「報價請求」，單號還是
New＝尚未存檔 - 2供應商欄位（必填），下一步要選它
- 3狀態列停在「詢價單」，右邊還有「發送詢價單」「採購訂單」兩格
- 4明細區下方三個連結：加入產品／加入分段標題／加入備註
⚠️ 明細區的連結叫「加入產品」，畫面上沒有「新增一行」
旁邊還有「加入分段標題」與「加入備註」兩個連結，它們不會建出可收貨的品項。 按錯了只會多出一行文字，收貨時找不到貨。
旁邊還有「加入分段標題」與「加入備註」兩個連結，它們不會建出可收貨的品項。 按錯了只會多出一行文字，收貨時找不到貨。
步驟 2 選供應商
先選供應商，因為供應商身上帶著付款條件、進口預設模式這些會自動帶入的設定——
先選供應商再加產品，順序反了要重填。
點一下「供應商」欄位，清單就會展開。
點一下「供應商」欄位，清單就會展開。
- 1點一下「供應商」欄位，清單就會展開
- 2欄位提示寫著「拖曳、統一編號、電子郵件或網域」＝這幾種都查得到
- 3清單很長時直接輸入關鍵字過濾
清單很長時直接打關鍵字過濾最快。本例輸入
教學示範。
- 1輸入
教學示範，清單立刻縮到兩筆 - 2選教學示範供應商（另一筆是客戶，別選錯）
- 3下面的「建立 "教學示範"」「建立並編輯…」不要按——那會當場開新聯絡人
⚠️ 別誤按「建立 "……"」
下拉最底下的「建立」「建立並編輯…」會當場開一個新的聯絡人。 供應商應該在聯絡人主檔統一維護，這裡只負責「選」。
下拉最底下的「建立」「建立並編輯…」會當場開一個新的聯絡人。 供應商應該在聯絡人主檔統一維護，這裡只負責「選」。
選好之後，供應商身上的預設值就會被帶進這張單。
右邊會多出一行到貨準時率，那是這家供應商的歷史績效，只是參考，不用理它。
- 1供應商已填入
教學示範供應商 - 2右邊出現到貨準時率（本例 100%）＝這家供應商的歷史績效，只是參考
- 3訂單截止日與預計到貨被自動帶上，通常不用改
- 4遞貨訂單號碼就是供應商自己的訂單編號（例
KK-134），有就填，沒有可空白
步驟 3 指定「交貨到」
「交貨到」決定這批貨最後會出現在哪個倉的收貨單上。
預設會帶公司的主倉，如果這批貨要進別的倉，一定要在這裡改掉。
本例改成測試倉（勿用於實際庫存）: 收貨。
本例改成測試倉（勿用於實際庫存）: 收貨。
- 1點「交貨到」欄位，輸入倉庫名稱關鍵字
- 2選測試倉（勿用於實際庫存）: 收貨
- 3這個值決定第 4 章的收貨單會開在哪個倉，也決定收貨單號的前綴（
TEST/IN/…）
⛔ 練習請務必收到測試倉
照著本手冊操作時，「交貨到」請一律選測試倉。 收到正式倉的貨會進真實庫存，之後要清掉很麻煩。
照著本手冊操作時，「交貨到」請一律選測試倉。 收到正式倉的貨會進真實庫存，之後要清掉很麻煩。
步驟 4 加入產品
明細區一開始是空的，只看得到三個連結。按最左邊的「加入產品」。
- 1按最左邊的「加入產品」
- 2旁邊的「加入分段標題」「加入備註」只會加文字，不會產生可收貨的品項
- 3欄位標題列已經看得到商品／數量／預期效期三個一定會用到的欄
按下去之後會長出一行空白明細，游標會停在商品欄。
先認一下這一行有哪些欄位：商品、數量、預期效期、計量單位、包裝數量、包裝、單價、稅項、金額——
「預期效期」就排在「數量」右邊，等一下步驟 5 要填的就是它。
- 1游標停在商品欄，等你輸入
- 2「預期效期」就排在「數量」右邊——步驟 5 要填的就是它
- 3後面還有計量單位／包裝數量／包裝／單價／稅項／金額，多半會自動帶入
用品號（內部參考）搜尋比用名稱快。本例輸入
AOH000001。
- 1輸入品號
AOH000001 - 2清單出現 [AOH000001] 教學示範商品－特級橄欖油，點它
- 3不記得品號時改打名稱關鍵字也找得到
ℹ️ 品號從哪裡來
品號是第 1 章存檔時由品牌代號＋流水號自動產生的（例
品號是第 1 章存檔時由品牌代號＋流水號自動產生的（例
AOH000001）。
如果你不記得，可以改打產品名稱的關鍵字，一樣找得到。選好品項後，系統會自動帶入計量單位與稅項，數量預設
1.00。
- 1商品已填入，數量預設
1.00 - 2計量單位帶入
件、稅項帶入5%，都來自產品主檔 - 3接下來把數量改掉
把數量改成實際採購量（本例
120）。
數量決定第 4 章收貨單上的需求數，也決定批號那一批有多少。
- 1數量改成
120 - 2這個數字會變成第 4 章收貨單上的需求數
- 3預期效期此時仍是空的，下一步才填
⚠️ 這個品項會不會產生批號，取決於產品主檔
要在收貨時拿到批號，前提是該產品的「追蹤庫存」已勾選且方式是「按批次」（見第 1 章步驟 2）。
沒設的症狀：第 4 章收貨單上不會出現批號欄位，而且不會有任何錯誤訊息。
要在收貨時拿到批號，前提是該產品的「追蹤庫存」已勾選且方式是「按批次」（見第 1 章步驟 2）。
沒設的症狀：第 4 章收貨單上不會出現批號欄位，而且不會有任何錯誤訊息。
步驟 5 填預期效期（本章最重要的一步）
在明細行的「預期效期」欄位點一下，日曆就會展開。
你可以用日曆挑，也可以直接把日期打進去（格式跟畫面上其他日期一樣，例
2028年03月15日）。
- 1在「預期效期」欄位點一下，日曆展開
- 2日曆預設停在本月，左上／右上箭頭換月份
- 3效期通常在一兩年後，直接把日期打進去再按 Esc 比一頁頁翻快
ℹ️ 日曆預設停在本月，要挑好幾年後的日期時用打字比較快
效期通常在一兩年後，一頁一頁往後翻很花時間。直接輸入日期再按 Esc 收掉日曆即可。
效期通常在一兩年後，一頁一頁往後翻很花時間。直接輸入日期再按 Esc 收掉日曆即可。
填好之後，明細行上就會看到預期效期已經帶著日期。
本例同時把單價填成
320，右邊金額自動算出 NT$ 38,400。
- 1預期效期 =
2028年03月15日 - 2單價 =
320 - 3右邊金額自動算出
NT$ 38,400 - 4第 4 章收貨時，系統會用品牌碼＋這個效期組出批號
AOH-280315
✅ 這個欄位是第 4 章子批號的計算來源
系統會用它組出
系統會用它組出
品牌碼-效期YYMMDD 這樣的批號。
本例品牌碼是 AOH、效期 2028/03/15，收貨時算出來的就是 AOH-280315。| 有填預期效期 | 沒填預期效期 |
|---|---|
| 收貨時系統自動算出子批號並填好，倉管不用手打 | 倉管要現場手打批號； 沒打的話由系統代發 RCV/YYMMDD/NNNN |
| 批號一眼看得出品牌與效期 | 代發號看不出來源，追溯時要多查一層 |
| 同品牌同效期的貨自動併到同一個批號 | 每次各自一個號，難以合併管理 |
✅ 即使拿到代發號，效期管理照樣有效
代發號的品項仍然會有到期日——來自產品主檔的「過期日期」天數（第 1 章步驟 3）。
所以「代發號」不等於「沒有效期管理」，只是批號比較不好認。
反過來說，產品主檔的「過期日期」天數就是這裡的安全網，建議一定要填。
代發號的品項仍然會有到期日——來自產品主檔的「過期日期」天數（第 1 章步驟 3）。
所以「代發號」不等於「沒有效期管理」，只是批號比較不好認。
反過來說，產品主檔的「過期日期」天數就是這裡的安全網，建議一定要填。
ℹ️ 預期效期可以事後修正
到貨後發現實際效期跟預期不同是很正常的。收貨單上可以直接改， 系統會以收貨時填的為準重新算批號。這個欄位的用意是讓系統有東西可以先算， 不是要你在下單時就百分之百猜對。
到貨後發現實際效期跟預期不同是很正常的。收貨單上可以直接改， 系統會以收貨時填的為準重新算批號。這個欄位的用意是讓系統有東西可以先算， 不是要你在下單時就百分之百猜對。
關於「預期原廠批號」
⚠️ 目前採購單畫面上沒有這個欄位
系統裡有「預期原廠批號」這個資料欄位，但採購單的畫面上並未提供， 所以下單階段填不了。
實務做法：收貨後在批號記錄上補填「原廠批號」（第 4 章會教）。 原廠批號與系統子批號是兩組並存的號碼，兩邊都查得到，追溯不受影響。
系統裡有「預期原廠批號」這個資料欄位，但採購單的畫面上並未提供， 所以下單階段填不了。
實務做法：收貨後在批號記錄上補填「原廠批號」（第 4 章會教）。 原廠批號與系統子批號是兩組並存的號碼，兩邊都查得到，追溯不受影響。
步驟 6 確認訂單
按下確認之前，先把整張單看過一遍：
供應商、交貨到、品項、數量、預期效期、金額都對了嗎？
上方那一排按鈕分別是「通過信件發送」「列印詢價單」「確認訂單」「取消」「效期確認」， 狀態列還停在「詢價單」。
上方那一排按鈕分別是「通過信件發送」「列印詢價單」「確認訂單」「取消」「效期確認」， 狀態列還停在「詢價單」。
- 1上方按鈕列的第三顆就是「確認訂單」
- 2狀態列還停在「詢價單」
- 3按之前請逐項核對：供應商／交貨到／品項／數量／預期效期／金額
- 4最右邊的「效期確認」是效期複核用的動作，本章用不到
⛔ 按下去之前最後確認
確認之後改數量要走變更流程，不能像現在這樣直接編輯。 走進口流程時，作業單也是在這一瞬間產生，供應商的進口預設模式這時候沒設就補不回來了。
確認之後改數量要走變更流程，不能像現在這樣直接編輯。 走進口流程時，作業單也是在這一瞬間產生，供應商的進口預設模式這時候沒設就補不回來了。
按「確認訂單」。畫面會在幾秒內整個換掉——
單號出現、狀態列跳到「採購訂單」、上方多出智慧按鈕、按鈕列也換成另一組。
- 1標題變成採購訂單 P00038＝系統產生的單號，請記下來
- 2狀態列跳到「採購訂單」
- 3進口作業單欄位被自動填上
IMP-202609-0019 - 4上方多出智慧按鈕，按鈕列也換成「接收產品／建立帳單／取消／鎖定」等
| 按下確認之後 | 意義 |
|---|---|
| 產生收貨單 | 第 4 章要操作的就是它。從本頁右上角的「收據」智慧按鈕進去 |
| 產生進口作業單 | 走進口流程時才有，取決於供應商的進口預設模式。第 3 章說明 |
| 狀態變成採購訂單 | 此後改數量要走變更流程，不能直接編輯 |
把上方那一條智慧按鈕放大看。這是之後最常用的捷徑，
按鈕上的數字就是已經產生的單據張數。
- 1「收據」智慧按鈕——按它直接跳到收貨單，數字 1 就是已產生一張
- 2「進口作業單」智慧按鈕——走進口流程才會有，第 3 章要用
- 3這一條是之後最常用的捷徑，不必回清單重找
表頭區也一起變了：單號出現在標題、進口作業單欄位被自動填上、
確認日期被寫入，交貨到仍然是你在步驟 3 指定的倉。
- 1採購單號 P00038
- 2進口作業單 IMP-202609-0019——自動建立，事後補設供應商預設不會回頭補建
- 3確認日期被自動寫入
- 4交貨到仍是步驟 3 指定的測試倉，收貨單就會開在那裡
📌 本步驟產生：採購單號 P00038、進口作業單 IMP-202609-0019、
收貨單 TEST/IN/00009。三個都請記下來，第 3、4 章要用。
步驟 7 從智慧按鈕跳到收貨單，把單號記下來
按右上角的「收據」智慧按鈕，直接跳到剛剛產生的收貨單。
這是最快的路徑，比從庫存那邊找回來快得多。
- 1收貨單號 TEST/IN/00009——請記下來，第 4 章要用
- 2來源單據寫著
P00038，點它可以跳回採購單 - 3狀態列停在「準備好」＝等著人去收，還沒完成
- 4上方的「移動」智慧按鈕點進去是整頁明細清單（不是彈窗）
ℹ️ 收貨單上的「來源單據」就是回頭的路
收貨單的來源單據欄位會寫著
收貨單的來源單據欄位會寫著
P00038，點它就能跳回採購單。
兩張單雙向都走得通，不用死記單號。收貨單表頭要確認的是這三件事：
作業類型是不是你要的倉、目標位置對不對、需求數量是不是採購的數量。
- 1作業類型＝
測試倉（勿用於實際庫存）: 收貨，確認收到對的倉 - 2目標位置＝
TEST/庫存 - 3需求＝
120.00，跟採購數量一致 - 4來源單據＝
P00038，這是回頭找採購單的路
⚠️ 這時候的收貨單還不能算完成
狀態列停在「準備好」，表示等著人去收。 真正的收貨動作（填實收數量、確認批號、按核實）在第 4 章。
狀態列停在「準備好」，表示等著人去收。 真正的收貨動作（填實收數量、確認批號、按核實）在第 4 章。
做完之後怎麼查回來
ℹ️ 找回這張採購單
採購 → 訂單 → 採購訂單，用單號或供應商搜尋（就是步驟 1 那個清單畫面）。
要直接跳到收貨單，開啟採購單後按右上角的「收據」智慧按鈕。
採購 → 訂單 → 採購訂單，用單號或供應商搜尋（就是步驟 1 那個清單畫面）。
要直接跳到收貨單，開啟採購單後按右上角的「收據」智慧按鈕。
第 2 章檢查表
| □ | 確認什麼 | 沒做的後果 |
|---|---|---|
| □ | 走進口的話，供應商進口預設模式已設好（確認前） | 作業單永遠不會建，且補不回來 |
| □ | 交貨到指到正確的倉（練習時＝測試倉） | 貨收到別的倉，庫存要另外調撥 |
| □ | 品項的產品主檔是追蹤庫存＋按批次 | 第 4 章沒有批號欄位 |
| □ | 明細行填了預期效期 | 第 4 章要手打批號，或拿代發號 |
| □ | 記下了採購單號、作業單號、收貨單號 | 第 3、4 章要多花時間找單 |
✅ 下一步
採購單確認完就可以收貨了。第 4 章收貨入庫是整套系統的核心—— 批號在那裡成立，之後的效期管制、允收出貨、追溯回收全部以它為基礎。
這批貨走進口流程，可以先看第 3 章進口作業單了解放行閘門怎麼運作。
採購單確認完就可以收貨了。第 4 章收貨入庫是整套系統的核心—— 批號在那裡成立，之後的效期管制、允收出貨、追溯回收全部以它為基礎。
這批貨走進口流程，可以先看第 3 章進口作業單了解放行閘門怎麼運作。
本課程沒有啟用評論功能。