第 4 章　收貨入庫 ★核心

第一章　收貨入庫（二）自訂批號與驗證入庫

8記下收貨單號，點清單圖示展開明細

大局觀：確認訂單後系統會自動產生一張對應的收貨單，收貨單號記下來，點清單圖示展開明細才能開始逐項填批號。

1. 1（🔵請記下）系統自動產生的收貨單號 WH/IN/xxxxx
2. 2（🔴操作）點此圖示展開明細，填批號與效期

📌 本步驟產生：收貨單號 WH/IN/xxxxx（藍框①）

9點「批次/序號」儲存格

這是唯讀儲存格，直接點擊才會變成可輸入的文字框。

1. 1（🟠必填）「批次/序號」儲存格——點擊後才會變成可輸入(這是唯讀儲存格的特性)

10手動輸入自訂批號

例如「DOC1-LOT-A」——您想怎麼命名都可以，系統在本流程不會另外改寫它。

1. 1（🟠必填）手動輸入自訂批號「DOC1-LOT-V2」(標準版：驗證後維持原樣，系統不會自動改寫、也不會自動鎖定效期（與步驟12/14一致）)

欄位	必填	填什麼	誰決定
批次/序號	★	自訂名稱，建議含日期/供應商代碼方便日後辨識	使用者手動輸入，本流程不會被系統改寫

11確認效期日期與數量

效期系統會依產品「保存期限」設定自動預填一個值；若要改，請用日曆選取器點選，不要直接打字。

1. 1（🔵請記下）效期日期——系統依產品「保存期限」設定自動預填，若要改用日曆選取器點選，不要直接打字
2. 2（🟠必填）數量——確認等於需求量(12)

12按「核實」完成入庫驗證

大局觀：收貨單按核實完成驗證後，批號會維持你剛剛手動輸入的原樣，系統不會自動改寫格式、也不會自動鎖定效期。

1. 1（🔴操作）按「核實」完成入庫驗證

13驗證完成，貨已入庫

大局觀：收貨單狀態變成完成，貨物正式計入庫存，可以被後續出貨挑選。

1. 1（🔵請記下）狀態變「完成」，貨已正式入庫

14查看批號最終狀態

確認批號維持手動輸入的原樣，未被系統自動改寫；效期已鎖定欄位維持未勾選——這是本流程的正常行為。

1. 1（🔵請記下）批號維持手動輸入的原樣「DOC1-LOT-V2」——本流程系統不會自動改寫或鎖定效期

進階路線：讓系統自己算批號（走進口流程時）

收貨時沒有批號欄位？

15回產品主檔確認「追蹤庫存」＝按批次

大局觀：這是整條批號自動化的第 0 步，沒設好後面全部不會發生。路徑：庫存 → 產品 → 產品，搜尋品號打開，停在一般資訊分頁。按的鈕：不用按鈕，直接勾選「追蹤庫存」並選「按批次」，改完按上方雲朵圖示存檔。必填：只有追蹤庫存這一項。若這個產品在系統裡根本還沒建立，請先到庫存 → 產品 → 產品 → 新增建好主檔再回來設定。

1. 1（橘・必填）追蹤庫存＝勾選並選按批次——沒有這一項，收貨時不會出現批次/序號欄位。
2. 2（紅・操作）接著點庫存分頁，去設定效期相關欄位（下一步）。

16在「庫存」分頁打開過期日期與保存天數

大局觀：效期是子批號的組成材料（子批號＝品牌碼＋效期），也是日後效期警示與 FEFO 出貨的依據，所以要在產品主檔先把保存天數填好。路徑：同一張產品主檔，點上方庫存分頁，往下捲到追溯性與日期兩個區塊。按的鈕：不用按鈕，直接勾選與填數字，改完存檔。必填：追溯性 → 過期日期（打勾）與日期 → 過期日期（天數）兩項。天數若不確定，請向採購或品保確認該品項標示的保存期限，不要亂填——填錯會讓整批貨的到期日一起算錯。

1. 1（橘・必填）追溯性 → 過期日期：打勾，批號才會有「到期日」這個欄位。
2. 2（橘・必填）日期 → 過期日期：填保存天數（本例 540），後面那行小字寫的是「天在收貨後」——也就是收貨日 ＋ 540 天＝到期日。
3. 3（藍・請記下）警示日期：到期前幾天要示警。預設 0 ＝不另外提前示警；想提前抓即期品就填天數。

ℹ️ 兩個欄位都叫「過期日期」，別只看名字：「追溯性」區塊那個是開關（打勾），「日期」區塊那個是天數（填數字）。看它是打勾還是填數字，才不會設錯。

系統自動產生批號的三種情境（優先序由上到下）

原廠批號 vs 子批號：兩個東西，千萬不要混為一談

17在採購單明細填「預期效期」

大局觀：這一步決定了子批號的後六碼，也是情境①能不能成立的關鍵。路徑：採購 → 訂單 → 採購訂單，打開該張採購單，停在產品分頁。按的鈕：不用按鈕，直接在預期效期欄用日曆選取器點選日期（不要直接打字，明細行打字常常失效、還可能意外新增一列空白明細）。必填：預期效期——想要正式子批號就一定要填，不填就會走情境③拿代發號。若這張採購單還不存在，請先依「收貨入庫（一）」建好採購單並按確認訂單。

1. 1（藍・請記下）採購單號（本例 P00035）——日後回查這批貨的來源就靠它。
2. 2（藍・請記下）進口作業單（本例 IMP-202609-0017）——按確認訂單時系統自動建立並掛上。這一格若是空的，代表這張採購單不走進口流程，後面的自動化通通不會發生（原因見本章最後一節）。
3. 3（橘・必填）預期效期已填 2028年03月15日——這一行的子批號會算成 TCH-280315。
4. 4（橘・必填）這一行的預期效期是空的——算不出子批號，核實時會走情境③拿代發號 RCV/…。同一張單上兩種情境可以並存，系統是逐行判斷的。

欄位	必填	填什麼	誰決定 ／ 不填會怎樣
預期效期	★	供應商報的到貨效期，用日曆選取器點選	採購向供應商確認。不填＝算不出子批號，核實時改拿代發號
數量	★	採購數量	採購決定；影響入庫數，與批號規則無關
預期原廠批號	—	外箱上印的原廠批號	⚠️ 目前採購單畫面上沒有這個欄位，只能由進口作業單的裝載明細帶入，或事後在批號記錄的「原廠批號」欄補填
進口作業單	—	不用手填，確認訂單時自動帶	由供應商的進口預設決定會不會自動建立（見本章最後一節）

📌 本步驟產生：採購單 P00035 ＋ 進口作業單 IMP-202609-0017（按確認訂單時自動建立）

18打開收貨單，先確認它「有連到進口作業單」

大局觀：收貨單有沒有連到進口作業單，決定了能不能帶裝載明細、批號能不能往上追溯報單。路徑：從採購單右上角收據智慧鈕點進來，或庫存 → 概覽 → 收貨找單號。按的鈕：這一步先不要按核實，只是確認。判斷方法：看上方有沒有載入裝載明細這顆鈕——有，就代表這張收貨單已經連上進口作業單。（收貨單畫面上不會直接顯示作業單號，這顆鈕是唯一看得見的線索。）必填：無，本步驟純確認。

1. 1（藍・請記下）收貨單號（本例 TEST/IN/00007）。
2. 2（藍・請記下）來源單據＝P00035，確認這張收貨單對應的是哪張採購單。
3. 3（藍・判斷依據）載入裝載明細鈕有出現＝本單已連上進口作業單。按它可以把貨櫃裝載明細上已指定的批號與效期帶進來（已填批號的不會被覆寫）。這顆鈕不見＝沒連上。
4. 4（紅・操作）核實——確認前三項都對之後才按。按下去就正式入庫，批號也在這一刻產生。

⚠️ 畫面上的按鈕叫「核實」，不叫「驗證」。不同版本的翻譯可能不同，認最左邊那顆深色主按鈕就對了。

19展開明細，確認批號欄現在是空的

大局觀：這一步是要讓你親眼看到「核實前批號是空的」，才知道等一下出現的號是系統補的，不是別人先填好的。路徑：在收貨單製程分頁，點該品項最右邊的清單圖示，會跳出「打開：庫存移動」視窗。按的鈕：看完按捨棄關掉——不要按儲存，避免留下一列空白批號。必填：本步驟不填任何東西。

1. 1（藍・請記下）商品＝這一筆明細對應的品項。
2. 2（橘・注意看）批次/序號欄現在是空白的——這是正常的，按下核實時系統才會把號補進來。
   （若這一欄整欄不存在，請回本章「收貨時沒有批號欄位？」那一節處理。）
3. 3（藍・請記下）過期日期已經是 2028年03月15日——從採購單的預期效期自動帶過來的，也是子批號後六碼 280315 的來源。

20按「核實」，看系統補上哪些批號

大局觀：這是整章的臨門一腳——批號是在按下核實的那一刻才產生的，不是建收貨單時就有。路徑：收貨單畫面左上角按核實；完成後狀態會從準備好變成完成，再點上方移動智慧鈕就能看到每一筆的批號。按的鈕：核實 →（看結果）移動。必填：本步驟不用填欄位；但前置的預期效期（步驟 17）與追蹤庫存＝按批次（步驟 15）若沒做好，這裡就會改走代發號。若批號已逾有效日期，系統會先跳一個原生的到期確認視窗，確認後照常入庫並在單上留紀錄。

1. 1（藍・請記下）[TCH-A] 拿到 TCH-280315——情境①，品牌碼 TCH ＋ 效期 280315。
2. 2（藍・請記下）[TCH-B] 也拿到 TCH-280315——跟上一行同號，因為同品牌、同效期。這是正常的，兩者仍是各自獨立的批號記錄。
3. 3（藍・請記下）[TCH-C] 拿到 RCV/260922/0003——情境③代發號。它的採購行沒填預期效期、產品也沒有品牌，所以算不出子批號。

品項	採購單預期效期	品牌代碼	核實後拿到的批號	原廠批號	走哪個情境
TCH-A（有原廠批號）	2028-03-15	TCH	TCH-280315	ORIG-2026-A77	①＋②
TCH-B（有品牌有效期）	2028-03-15	TCH	TCH-280315	—	①
TCH-C（什麼都沒有）	（空白）	（無品牌）	RCV/260922/0003	—	③ 代發

ℹ️ 為什麼 TCH-A 和 TCH-B 拿到一模一樣的號？因為子批號規則是「品牌碼＋採用效期」，同品牌＋同效期就視為同一批——效期本身已經是區分維度，實務上不需要再細分。但它們是兩筆不同的批號記錄（批號是「產品＋批號名稱」成對認的），庫存不會互相混到。
而 TCH-A 的原廠批號 ORIG-2026-A77 並沒有消失，它存在批號記錄的原廠批號欄位裡，和子批號並存——這就是上一節那張對照表講的事。

ℹ️ 代發號的品項一樣有到期日：本例 TCH-C 雖然拿的是代發號，到期日仍然是 2028-03-15——那是從產品主檔的保存天數 540 天推算出來的（收貨日 ＋ 540 天），不是從採購單來的。所以代發號不等於沒有效期管理，它照樣進效期管制表、照樣吃 FEFO。

📌 本步驟產生：批號 TCH-280315（TCH-A）、TCH-280315（TCH-B）、RCV/260922/0003（TCH-C），收貨單狀態轉為完成

21回頭看聊天室，確認系統留了什麼話

大局觀：系統代發批號時一定會留言留痕，這是食品追溯的要求——不能有「操作員沒打、系統偷偷給號」這種無聲的事。路徑：同一張收貨單畫面往下捲到聊天室（發送訊息／備註／活動下方）。按的鈕：不用按，看留言即可。必填：無。留言上寫的號，就是單上最終真的存在的號，可以直接複製去庫存 → 批次/序號搜尋。

1. 1（藍・請記下）系統留言的完整內容：「本單品項無原廠批號、也算不出子批號，系統已代發內部批號：[TCH-C] 教學示範_情境C_什麼都沒有 → RCV/260922/0003。代發號僅供入庫識別；日後補上預期效期並重新驗收時，系統會再改寫為正式子批號。」
   留言只列出真的走了代發的品項——TCH-A、TCH-B 走的是正常規則，不會出現在這則留言裡。

✅ 留言上的號可以直接拿去搜尋。這則留言是在核實完成之後才發的，講的是最終結果，不會給你一個查無此號的中間名字。倉管照著上面的號去批號清單搜，一定找得到。

22到效期管制表確認這批貨的效期進來了

大局觀：批號成立只是第一步，真正要用的是效期——這一步確認貨已經進了效期管控的視野。路徑：採購 → 食品合規 → 效期管制表（1/2、1/3）。按的鈕：不用按鈕，在搜尋框打品名或品號，選搜尋 商品 為：… 篩出這批貨。必填：無。畫面預設已套用尚有庫存篩選，所以只看得到還有量的批號；查不到時先確認這批貨是不是已經出完。

1. 1（藍・請記下）過期日期＝2028年03月15日，三筆都有，包含拿代發號的 TCH-C。
2. 2（藍・請記下）剩餘天數＝540，系統每天自動重算，不用人工維護。旁邊的剩餘1/2天數（270）與剩餘1/3天數（180）是提前示警的門檻。
3. 3（藍・請記下）效期警示＝正常。等剩餘天數跌破 1/2 或 1/3 門檻，這一欄會自動變成已過半／剩餘不足 1/3，過期後變已逾期（對照下一節的等級表）。

ℹ️ 這張表可以直接當每日巡檢表用：用效期警示欄分組，就能一眼看出哪些批號該促銷、該下架。相同的欄位在庫存 → 批次/序號也查得到。

供應商沒設「進口預設」，整條自動化會靜默不動

效期警示：系統自動幫每個批號盯即期

收貨入庫・全情境地圖（先看這一頁）

第一步：先判斷你是哪一種收貨

九種情境與各自的判斷依據

情境一　用「載入裝載明細」一次帶入批號與效期

核心流程圖

四件事

訊息對照表（原文）

1. 1跳錯誤視窗：本收貨單未連結進口作業單，無裝載明細可載入。　→　這張單沒掛到進口作業單。按確定關掉，改走情境七。
2. 2跳錯誤視窗：已完成或已取消的收貨單不可再載入裝載明細。　→　太晚了。按確定關掉，資料不會有任何變化。
3. 3聊天室留言：已由裝載明細帶入批號：品名 → 批號；…　→　正常結果。請逐項跟外箱核對一次再按核實。
4. 4聊天室留言：下列品項在裝載明細與採購單上皆無預期批號，需現場補填：…　→　點名的那幾項要自己打。不打也可以，核實時系統會代發（情境二）。
5. 5聊天室留言：本收貨單無需帶入批號的品項。　→　這張單上的品項都沒有開追蹤庫存，本來就不需要批號。

情境二　系統代發批號（RCV/…）與事後自動改寫

核心流程圖

四件事

情境三　同品項同效期第二次到貨：併批

核心流程圖

四件事

原批號被保留的五種理由（聊天室會直接寫出來）

1. 1驗收前就已指定在本收貨單上（非本次新建）　→　這個號是船務端或你事先指定的，系統不動別人的東西。
2. 2非本次收貨新建（驗收前就已存在）　→　這個號比這次驗收還早出生，可能別處在用。
3. 3仍有庫存移動行指向此批號　→　還有別的單據掛著它。
4. 4仍有庫存紀錄(quant)　→　它名下還有實際庫存量或被預留的量。
5. 5刪除時被其他資料參照　→　清理過程被別的資料擋下。清理失敗不會影響收貨，貨照樣入庫成功。

情境四　案子還沒放行就先收貨（保稅暫存）

核心流程圖

四件事

情境五　收到的貨效期不對，或是已經逾期

核心流程圖

明細視窗上的四個效期欄位

四件事

情境六　手上的碼跟系統的碼對不上：怎麼搜得到

核心流程圖

可以用來搜的十種碼

四件事

情境七　收貨單上沒有「進口作業單」：自動補蓋與補不了的那一種

核心流程圖

四件事

情境八　產品還沒建好：沒有批號欄、或沒有品號

核心流程圖

四件事

按「產生品號」時的六種訊息（原文）

1. 1「品名」已經有品號 XXXXXXXX。自動編碼不會覆寫既有品號——既有品號同時被既有單據與客戶對照表引用。確定要重編請先自行清空品號欄位。
2. 2「品名」尚未指定品牌，取不到品牌碼。　→　回產品主檔選品牌。
3. 3品牌「品牌名」的品牌碼是空的，請先到品牌主檔補上。　→　到品牌主檔補代碼。
4. 4「品名」無法決定品號類別代號：分類「分類名」底下沒有任何既有品號可以反推。請直接在「品號類別代號」欄位填入 2 碼（例：醃漬品 11、麵製品 10、餅乾巧克力 18）。
5. 5「品牌碼+類別碼」的流水號已用到 9999，4 碼發完了。　→　這一組的號真的發完了，需要另開類別代號，請回報。
6. 6品號 XXXXXXXX 已經被「品名」使用，品號不可重複。　→　換一個號。

想反悔怎麼辦：收貨單各狀態能退到哪裡

核心流程圖：反悔路線

收貨單六種狀態各自能做什麼

按核實之前：哪些東西還改得動

1. 1批次/序號——點一下儲存格才會變成可輸入。打錯直接改掉，或清空讓系統代發。
2. 2到期日——用日曆選取器點選。改了到期日，子批號的後六碼就會跟著變。
3. 3數量——以實際點到的為準。少收的部分按核實時系統會問你要不要建欠交單。
4. 4整行刪掉／拆成兩行——要拆兩個批號就在這裡拆，不用退回採購單。
5. 5整張單取消——表頭取消鈕，會跳確認視窗。取消後回採購單重按接收產品可以重開一張。

按核實之後：已經產生的批號怎麼處理

客戶取消／這批貨不要了：四種情形各走哪條路

核心流程圖：先答兩個問題

情形 A：貨還沒到，整條取消

情形 B：貨到了但還沒核實

情形 C：貨已經入庫了

情形 C 會看到的三則訊息（原文）

1. 1作業單 IMP-xxxx 不可直接取消：已有完成收貨(WH/IN/000xx)；請先處理下游(退運/報單更正/退貨沖銷)後再取消。
2. 2作業單 IMP-xxxx 不可直接取消：已有放行報單(…)；請先處理下游(退運/報單更正/退貨沖銷)後再取消。　→　兩個條件都成立時，兩條會一起列出來。
3. 3作業單 IMP-xxxx 已達「已放行」，不可退回草稿(將使報關/放行/入庫追蹤失準)；如需修改請用對應更正流程(改單/報單更正/退貨)。　→　已放行／配送中／已入庫／結案這四種狀態都退不回草稿。

情形 D：業務先替客戶圈的量（庫存保留單）

收貨相關的編碼速查，與批號的上下追溯

這一章會看到的五種編碼

拿到一個批號，往上、往下各能查到什麼