第 5 章　庫存與效期管理 ★核心

第 5 章　庫存與效期管理

貨進來之後，系統會每天自動重算每一批的剩餘效期，並分成四個等級。
這一章教你怎麼看這張表、怎麼把要處理的批正確地篩出來，以及哪些情況下分級會失效—— 最後這點最重要，因為分級失效時畫面上只會顯示「正常」，不會有任何警告。

效期分成四級

等級	意思	建議處理
正常	保存期還沒走過一半	照常出貨
已過半	保存期已經走過一半	優先出這批（FEFO）
剩餘不足 1/3	剩下的時間不到總保存期的三分之一	留意客戶允收條件，可能已經不能出給部分客戶
已逾期	過了有效日期	從銷售單出貨時系統會禁止（第 6 章），需辦理報廢

步驟 1　從採購功能表進入效期管制表

1. 1上方功能表列點「食品合規」
2. 2掉出來的選項中點「效期管制表」
3. 3這條功能表列是採購App 的；左上角紫色「採購」就是目前所在的 App
4. 4背後這張就是剛進來的預設畫面：只套了「尚有庫存」、共 246 筆（步驟 2 會細看）

1. 1食品合規：滑鼠移上去就會掉下選單
2. 2效期管制表：本章主要工作畫面
3. 3同一層還有中文標與追溯回收，是別章的功能，這裡先不管
4. 4看不到非追不可月申報是正常的——它有獨立權限、預設不給任何人（情況 6）

步驟 2　看懂這張表

1. 1尚有庫存：系統預設幫你套好的篩選，只看還有庫存的批
2. 21-80 / 246：符合條件的總批數（你的機器上數字會不同）
3. 3效期警示欄：這一頁裡正常／剩餘不足1/3／已逾期三種同時出現
4. 4剩餘1/2天數、剩餘1/3天數：出現負值代表已經超過該門檻
5. 5列的顏色也會跟著變：橘＝已過半、紅＝不足1/3或已逾期

1. 1保存天數：這批總共能放多久（分級的分母）
2. 2剩餘天數：距離過期還有幾天
3. 3剩餘1/2天數：距離「走完一半」還有幾天
4. 4剩餘1/3天數：距離「只剩1/3」還有幾天
5. 5效期警示＝正常：保存期還沒走過一半
6. 6第 6 列的剩餘1/3天數已經是 −129，但1/2天數還是正的 54 → 還在「正常」與「已過半」之間

1. 1剩餘天數為負（−88、−87、−86…）＝已經過期幾天了
2. 2剩餘1/2天數 −268：保存期過半這件事是 268 天前就發生的
3. 3剩餘1/3天數 −328：同理
4. 4效期警示＝已逾期，整列紅字
5. 5在庫數量還是正的（16.00、19.00…）＝這些過期品還躺在倉庫裡，要辦報廢

其他你會看到的欄位

欄位	意思
保存天數	這批總共能放多久。分級全靠它，算不出來分級就停用（見下方「分級失效」）
剩餘天數	距離有效日期還有幾天。負值代表已經過期了
剩餘 1/2 天數	距離「保存期過半」還有幾天。負值代表已經過半了
剩餘 1/3 天數	距離「剩餘不足 1/3」還有幾天。負值代表已經超過
效期已鎖定	收貨時由系統帶入預期效期並標記。 這是軟性標記，不會阻擋你編輯，只是告訴你這個日期是系統帶的不是人填的
原廠標示效期	供應商／原廠標示的有效日期，拿來跟系統採用的效期對照用
原廠批號	供應商給的批號，與系統子批號並存。兩邊都查得到

步驟 3　打開篩選／分組面板

1. 1點搜尋框最右邊的下箭頭展開面板
2. 2左欄篩選、中欄分組依據、右欄最愛
3. 3「尚有庫存」前面有勾＝目前生效中

1. 1篩選只有已過半／不足1/3／已逾期三個等級，沒有「正常」
2. 2尚有庫存跟上面三個排在同一區、中間沒有分隔線→ 一起勾會變成「或」（步驟 5）
3. 3分組依據有產品與警示級兩種
4. 4最下面的加入自訂準則是做「且」條件的地方（步驟 7）

步驟 4　用「警示級」分組，一次看到四級各有幾批

1. 1在分組依據欄點「警示級」
2. 2它前面出現勾，清單立刻重排
3. 3搜尋框多了一個「警示級」標籤

1. 1已逾期（110）
2. 2正常（30）
3. 3已過半（7）
4. 4剩餘不足1/3（99）
5. 5右上角變成 1-4 / 4＝四個群組

1. 1四個等級全部在這裡，括號內是批數
2. 2右邊的數字是該組的加總（保存天數、剩餘天數等），參考用即可
3. 3點群組左邊的小三角形可以展開看裡面的批號

步驟 5　⚠️ 勾「已逾期」之前，要先知道它會跟「尚有庫存」相加

1. 1在篩選欄點「已逾期」
2. 2「已逾期」與「尚有庫存」兩個都有勾
3. 3搜尋框的標籤變成「尚有庫存 或 已逾期」——注意那個「或」字

1. 1標籤文字寫得很清楚：尚有庫存 或 已逾期
2. 2筆數 1-80 / 374，比原本的 246 還多

1. 1清單裡仍然混著「正常」的批——因為它們符合「尚有庫存」這一半
2. 2374 = 238（全部已逾期）＋ 246（全部尚有庫存）− 110（兩者皆是），這就是「或」
3. 3要修正，回到面板把「尚有庫存」的勾取消（步驟 6）

步驟 6　只留「已逾期」

1. 1在面板點「尚有庫存」把勾取消
2. 2只剩「已逾期」有勾
3. 3搜尋框的標籤也變成單純的「已逾期」

1. 1筆數 1-80 / 238＝系統裡所有過期的批
2. 2注意：這 238 筆包含庫存已經是 0 的，不是全部都要處理
3. 3要只看「還有庫存的」，往下做步驟 7

1. 1整批紅字
2. 2剩餘天數全部為負
3. 3效期警示全部是「已逾期」

步驟 7　要「已逾期而且還有庫存」：加一條自訂準則

1. 1點篩選欄最下方的「加入自訂準則」
2. 2它跟上面的現成篩選之間有一條分隔線＝它會是一個獨立的標籤

1. 1標題「加入自訂準則」
2. 2預設給一條「識別號 = 1」的空白規則，把三格都改掉即可
3. 3左邊是欄位、中間是運算子、右邊是值
4. 4改完按左下角「加入」

1. 1點左邊的欄位框，打「在庫數量」
2. 2系統即時列出符合的欄位
3. 3點清單裡的「在庫數量」選起來

1. 1欄位＝在庫數量
2. 2運算子改成>（大於）
3. 3值改成 0
4. 4按「加入」

1. 1筆數 1-80 / 110
2. 2搜尋框有兩個獨立標籤：「已逾期」與「在庫數量 > 0」
3. 3這 110 筆才是真正要辦報廢的

1. 1標籤一：已逾期
2. 2標籤二：在庫數量 > 0
3. 3兩個分開的標籤＝「且」，筆數 110
4. 4清單裡在庫數量全部大於 0，效期警示全部是已逾期

步驟 8　更快的做法：系統已經幫你做好一張「要促銷的清單」

1. 1路徑：銷售 → 食品內銷 → 效期促銷清單
2. 2只有已過半（7）與剩餘不足1/3（99）兩組——過期的與正常的都不會進來
3. 3這張清單的條件是系統寫死的「且」，不會有步驟 5 那個問題

1. 1點群組左邊的小三角形展開
2. 27 個已過半且仍有庫存的批號
3. 3在庫數量全部大於 0

1. 1剩餘1/2天數全是負的（−1、−114、−178…）＝都已經走過一半
2. 2剩餘天數仍是正的（179、251、369…）＝還沒過期，出得掉
3. 3效期警示＝已過半
4. 4第一列 −1＝昨天才剛過半，這種最值得優先安排

分級失效的第一種情況：算不出保存期

步驟 9　另一個入口：庫存 → 產品 → 批次/序號

1. 1切到庫存App
2. 2點功能表列的「產品」
3. 3選「批次/序號」

1. 1產品：產品主檔（第 1 章）
2. 2產品變體：本案未使用
3. 3批次/序號：本步驟要去的地方

1. 1進來預設有一個「地點」標籤＝依倉庫位置分組
2. 2所以第一眼看到的是倉庫名稱，不是批號
3. 3把「地點」標籤的叉按掉就會攤平

1. 1筆數 1-80 / 1,934＝系統裡所有批號
2. 2欄位是：批次/序號、內部參照、商品、建立於、過期日期、活動
3. 3沒有效期警示，沒有剩餘天數

1. 1過期日期：這個入口唯一的效期欄位
2. 2建立於：批號建檔時間，不是效期
3. 3要看分級與剩餘天數，請回效期管制表

步驟 10　把「在庫數量」欄位加出來

1. 1點表頭最右邊那顆欄位開關圖示
2. 2掉出可加欄位的清單，有勾的是目前顯示中的

1. 1跟效期有關的只有警示日期／此日期前最佳／下架日期／過期日期
2. 2整份清單裡沒有「效期警示」，也沒有「剩餘天數」
3. 3把「在庫數量」勾起來，下一步要用

1. 1最右邊多了「在庫數量」欄
2. 2有些批號是 0＝已出清；有些是負數＝測試機的歷史帳差，正式機不會這樣

步驟 11　用「效期基準缺漏」找出分級失效的批

1. 1這個入口的現成篩選只有逾期通知／在客戶處／在庫／建立日期
2. 2沒有「效期基準缺漏」的現成按鈕
3. 3點「加入自訂準則」

1. 1在欄位框打「效期基準」
2. 2系統找出「效期基準缺漏」
3. 3點它選起來

1. 1選好之後規則自動變成「效期基準缺漏　是　已設定」
2. 2這是勾選框欄位的標準寫法，「已設定」＝有被打勾
3. 3直接按「加入」，不用再改

1. 1筆數 1-2 / 2＝本機有 2 個批號分級失效
2. 2搜尋框標籤是「效期基準缺漏 是 已設定」
3. 3兩筆都是同一個批號名 DAL-250822，但屬於不同商品

1. 1在庫數量 0.00＝已出清，沒有立即風險
2. 2過期日期有值，但因為算不出保存期，分級照樣停用
3. 3如果這一欄出現大於 0 的，要立刻補資料

步驟 12　打開那一批，看系統怎麼說

1. 1效期基準缺漏已打勾
2. 2底下跳出黃色警告框，把原因與解法直接寫在畫面上
3. 3製造日是空白的

1. 1製造日：空白 → 算不出「有效日 − 製造日」
2. 2效期警示：顯示「已逾期」（過期那天才跳的，中間的預警完全沒出現過）
3. 3效期基準缺漏：打勾
4. 4警告文字：「有採用效期但缺『製造日』，且產品未設『保存天數』…請補製造日，或於產品的庫存分頁設定保存天數。」

步驟 13　批號表單上的效期欄位長什麼樣

1. 1批次/序號：系統產生的子批號 TCH-280315
2. 2商品：這批貨是什麼
3. 3效期警示：正常
4. 4進口作業單：這批貨是從哪張進口單來的（第 3 章）

1. 1製造日：空白。本批靠產品主檔的「過期日期」天數算保存期，所以分級照常運作
2. 2原廠標示效期：2028/03/15，供應商給的，拿來對照用
3. 3效期已鎖定：打勾＝這個日期是收貨時系統帶入的，不是人手打的（軟標記，不擋編輯）
4. 4效期不符：沒打勾＝系統採用的效期與原廠標示一致
5. 5原廠批號：ORIG-2026-A77，供應商的批號，與系統子批號並存

1. 1點表單下半部的「日期」頁籤
2. 2過期日期：這就是系統實際採用、所有分級與出貨把關都看它的那個日期
3. 3另外三個（此日期前最佳／下架日期／警示日期）是 Odoo 原生欄位，本案未另作用途

1. 1過期日期 2028/03/15＝系統採用的效期
2. 2四個日期同一天同一個時分秒，因為收貨時一次帶入
3. 3要更正效期（例如「效期不符」時），就是改這個欄位

分級失效的第二種情況：效期不符

效期什麼時候更新？

項目	實際情況
排程名稱	食品效期預警
多久跑一次	每天一次，凌晨 01:00
會更新什麼	所有有庫存且有效期的批號的剩餘天數與分級

第二部分　會遇到的十個情況

前半部教的是「一切正常時怎麼操作」。實務上真正花時間的是不正常的時候。
以下十個情況，每一個都寫齊四件事：什麼情況會遇到、會停在哪一步、 系統訊息與處理方式、弄錯了怎麼更正，並各配一張自己的流程圖。

情況	標題	一句話
1	算不出「這批能放多久」	畫面一路顯示正常，到過期當天才跳警示
2	畫面天數沒跟上今天	看到的是今天凌晨 01:00 的狀態
3	同一批貨天數差一天	時區基準沒對齊
4	出貨當下被效期擋住	三種結果要分清楚：硬擋／擋單／只提醒
5	客戶取消訂單、貨退回來	分岔點只有一個：貨出去了沒有
6	非追不可月申報	看不到選單是正常的，要另外開權限
7	過期品報廢下架	報廢一定要帶批號，否則申報漏掉
8	效期不符（兩個效期對不起來）	提醒不擋，但放著不管風險最大
9	貨根本還沒進來	上游閘門沒過，就沒有批號可管
10	設定找不到、欄位沒反應	先分清楚是「位置」還是「版本」

情況 1　系統算不出「這批能放多久」

① 什麼情況會遇到 （判斷依據）	要兩個來源同時缺才會發生：批號的「製造日」空白，而且產品主檔的 「過期日期」天數也是 0 或空白。 只缺其中一個不會有事——缺製造日時系統會自動改用產品的天數，分級照常運作。 怎麼確認：打開該批號，表單上「效期基準缺漏」有打勾並跳出黃色警告框。 怎麼整批撈出來：庫存 → 產品 → 批次/序號 → 加入自訂準則 → 效期基準缺漏　是　已設定（本章前半已示範）。 建議頻率：每月一次例行檢查。
② 會停在哪一步 （回頭補什麼）	你不會被擋住，這正是它麻煩的地方。實際受影響的是三件事： ・效期警示停在「正常」，過半與不足 1/3 的預警不會出現 ・客戶主檔若設了「最低剩餘效期比」，那一關算不出來，等於沒跑 ・「最低剩餘天數」那一關照常運作——它只看剩幾天，不需要保存期。 所以不是「完全沒管制」，是少了效期比那一關 剩餘天數與過期日期仍然是正確的，那兩個也不需要保存期。 要回頭補的就是製造日或產品的保存天數，二選一。
③ 系統訊息與 處理方式	批號表單上的黃色警告框（原文）： 「有採用效期但缺『製造日』，且產品未設『保存天數』，無法計算保存期 → 效期分級（過半／不足 1/3）停用；請補製造日，或於產品的庫存分頁設定保存天數。」 銷售單明細上的紅字（原文）： 「缺效期基準（無製造日、產品未設「過期日期」天數）， 效期比門檻 50.0% 算不出來，請人工確認」 確認訂單與出貨複檢：在單據的聊天室留一則提醒，內容含「缺效期基準」字樣， 講明「這一關算不出來、本次未據此把關，請人工確認效期」。 ⚠️ 提醒，但不會擋——即使客戶的允收執行方式設成最嚴格的「擋單」也一樣放行。 這是業主裁示的行為：要出貨的人一定會看到那段訊息。
④ 弄錯了 怎麼更正	二選一即可，兩個都做更好： ① 在這個批號上補「製造日」——一次性，只救這一批 ② 到產品的庫存頁籤設好「過期日期」天數——設一次，之後所有新批都適用 補完不會立刻變：分級是存起來的值，要等隔天凌晨 01:00 排程重算。 想馬上看到結果，就在批號表單上把效期欄位重新存一次，會立即重算這一批。 已經出掉的救不回來——所以看在庫數量判斷急迫性： 是 0 代表已出清、沒有立即風險；大於 0 就要馬上補。

情況 2　畫面上的天數沒跟上今天

① 什麼情況會遇到 （判斷依據）	你白天看到的數字，是今天凌晨 01:00 那一刻算出來的。 怎麼自己驗一次：拿清單上的「剩餘天數」去對 「過期日期」減今天。差幾天，就是幾天沒有重算到。 只有「有庫存且有到期日」的批會被重算——庫存已經是 0 的不動， 因為它不會被出貨，不影響決策。 排程同時會對已過半／剩餘不足 1/3 的批，在對應的進口作業單上排一筆待辦； 同一個警示已經排過就不會重排，不會每天洗版。
② 會停在哪一步 （回頭補什麼）	真正要留意的不是「數字舊了一天」，而是清單與出貨閘門講的話不一樣： ・清單顯示「剩餘不足 1/3」，出貨時卻被擋下說已逾期 ・明細上的剩餘效期比看起來剛好過門檻（例如 50.6%）， 允收判定卻說不通過（49.7%） 原因是清單讀的是存起來的值，出貨閘門是當下重算的。 遇到這種矛盾時，以出貨閘門為準——它算的是現在。
③ 系統訊息與 處理方式	這個情況沒有錯誤訊息，要靠自己看出來。當下的處理方式： ① 一律以「過期日期」那一欄為準。那是原始資料，沒有時間差 ② 出貨被擋而畫面顯示合格時，是畫面舊了，不是系統算錯 ③ 不要為了讓數字好看去改效期——改效期會影響追溯，而且會被記錄下來
④ 弄錯了 怎麼更正	只要救一批：打開該批號 → 「日期」頁籤 → 把過期日期重新存一次， 立刻重算這一批。 要救全廠：等隔天凌晨 01:00 自動跑；等不及就請系統管理者到 設定 → 技術 → 排程動作 → 食品效期預警 按「立即執行」。 連續好幾天都沒更新：多半是那筆排程被停用了， 請管理者確認它仍是「啟用中」。

項目	實際情況
排程名稱	食品效期預警
多久跑一次	每天一次，凌晨 01:00
撈哪些批	在庫數量大於 0 而且有到期日的批號
會更新什麼	保存天數、剩餘天數、剩餘效期比、剩餘1/2天數、剩餘1/3天數、效期警示、效期基準缺漏——共七個欄位
還會做什麼	把已過半／不足1/3 的批，排一筆待辦到它的進口作業單上

情況 3　同一批貨，兩個人看到的天數差一天

① 什麼情況會遇到 （判斷依據）	判斷依據很單純：兩個批號在台北明明是同一天到期， 系統給的剩餘天數卻差 1 天。 系統的規定是一律以「公司」的時區換算，不是登入者的個人時區。 為什麼要這樣規定：剩餘天數是存起來的值。若跟著「是誰觸發重算」而變， 凌晨跑的排程（機器人帳號、沒有時區設定）就會把整批批號算成前一天， 一次影響幾百筆。
② 會停在哪一步 （回頭補什麼）	公司的聯絡人沒有設時區時，系統會退而求其次用操作者的時區， 最後才用世界標準時間。這時不同人重算，就會存進不同的值。 影響最大的是剛好卡在門檻上的批：剩 0 天、或剛好 50% —— 差一天結論就反轉。 要回頭補的是公司主檔的時區設定，這是一次性的設定。
③ 系統訊息與 處理方式	同樣沒有錯誤訊息。當下的處理方式： ① 看「過期日期」欄顯示的日期——畫面上顯示出來的已經是換算好的本地日期 ② 只差一天而且不影響出貨 → 照常作業，回報一聲即可 ③ 差一天而且剛好決定擋不擋 → 先別放行，請管理者確認公司時區再說
④ 弄錯了 怎麼更正	設定 → 使用者與公司 → 公司，把該公司聯絡人的時區設成 Asia/Taipei（台北）。 設好之後等下一次凌晨重算就會全部對齊； 急著要的批號就到表單上重存一次效期欄位。 不要用「把效期日期改掉」的方式硬湊——那會蓋掉真實資料，而且下次重算又跑掉。

情況 4　出貨當下被效期擋住

① 什麼情況會遇到 （判斷依據）	三種結果，看訊息開頭就分得出來： ・已逾期 → 一律禁出，任何設定都繞不過。這是法規紅線 ・未逾期但不到客戶門檻 → 依客戶主檔的「允收執行方式」決定： 擋單／只提醒／不檢核 ・通過了、但門檻算不出來 → 留一則提醒（就是情況 1） 門檻在哪裡設：客戶主檔上的最低剩餘效期比與最低剩餘天數， 兩個都有就取較嚴的那個；也可以逐產品另外設政策。
② 會停在哪一步 （回頭補什麼）	整張單被擋下，不是只擋那一行——訊息會把所有有問題的行一次列出來。 ⚠️ 一個常見誤解要更正：逾期禁出不需要這張單來自銷售單。 只要單據類型是「出貨」就會檢查，手開的交貨單、樣品出貨、補貨出貨一樣擋。 不受影響的：內部調撥、退貨收貨、報廢——它們不是出貨類單據。 允收門檻那一關才需要知道客戶是誰，所以它只對有銷售明細的行適用； 手開的交貨單沒有客戶允收判定，但逾期照樣擋。
③ 系統訊息與 處理方式	逾期（原文）： 「以下批號已逾有效日期，禁止出貨： 　〈品名〉 批號 〈批號〉 已逾有效日期，不得出貨」 允收不足（原文）： 「以下揀貨批號未達客戶允收條件，無法出貨： 　〈品名〉 批號 〈批號〉 出貨日剩餘效期不足 （剩餘比 49.7%／剩餘 120 天　門檻：50.0%／0 天）」 數字印到小數一位是刻意的：判定用的是「小於」，剛好等於門檻算通過。 若印成整數，49.7% 會進位成 50%，看起來就像「50% 被 50% 擋下」， 會被誤判成系統故障。 每次檢查都會寫一筆允收紀錄，通過與不通過都記，日後查達成率用。
④ 弄錯了 怎麼更正	逾期：換一批。若真的只剩過期品，走報廢（情況 7）。 不要改效期硬出——改效期會留紀錄，而且是法規風險。 允收不足，三條路： ① 換一批效期較長的（最單純） ② 在銷售明細勾「允收外」——業務刻意安排即期品出清時用， 會留痕，即使執行方式是擋單也降為提醒 ③ 請主管調整該客戶的門檻（影響後續所有單，要慎重） ⚠️「允收外」只放行『即期』，不含『過期』。 勾了也擋得住過期品，那是刻意設計。

情況 5　客戶取消訂單、或貨已經退回來

流程 A　還沒出貨就取消

流程 B　已經出貨，客戶退回來

① 什麼情況會遇到 （判斷依據）	流程 A：出貨單還沒驗證。庫存只是被保留著，沒有真的減少。 取消之後保留量釋放，那些批號馬上可以給別人用，效期資料完全不受影響。 流程 B：出貨單已驗證。庫存已經扣掉、批號已經出去了， 唯一的路是建一張退貨收貨單把它收回來。 關鍵確認點：退回來的貨效期是照「今天」重算的。 在客戶那邊放了一個月，回來就少一個月——這不是資料錯，是事實。
② 會停在哪一步 （回頭補什麼）	・出貨單已驗證就不能取消，按鈕不會給你。這時要回頭改走退貨 ・退貨收貨一定要指定批號。沒填批號，驗收時會被擋下， 要回到明細行把原本出去的那個批號選回來 ・退回來的批如果已經逾期：收得回來（退貨收貨不受逾期禁出影響）， 但再也出不去——下次要出時會被情況 4 的硬擋擋下 ・退回來的批效期分級會比出去時差，可能已經不符下一個客戶的允收門檻
③ 系統訊息與 處理方式	退貨單沒填批號時，驗證會跳出要求提供批次／序號的訊息。 處理方式：在明細行點開詳細操作，把原批號與數量填回去，再驗證一次。 退回來之後效期變差不會有訊息，那是正常現象，不必處理。 ⚠️ 申報面一定要注意：退貨入庫在月申報裡的列別是 「客戶退貨」，不是「進貨」。兩者方向相反—— 標錯會讓數量被重複計入，構成申報不實。 系統是看單據來源自動判斷的，不是看單號文字。
④ 弄錯了 怎麼更正	退錯批號、還沒驗收：把退貨單退回草稿，改掉批號再驗收。 退錯批號、已經驗收：用庫存調整或反向調撥把數量修正回去， 並在批號的聊天室留一則說明，日後追溯查得到原因。 退回來的是過期品：走報廢（情況 7），不要讓它留在可用庫位， 否則會一直出現在待出貨的候選批裡。 當月申報已經匯出過才發現退貨標錯：先把來源單據改對， 再用同一個年月重新匯出一次（每次匯出都是重新撈，不是累加）。

情況 6　非追不可月申報

① 什麼情況會遇到 （判斷依據）	哪些品項會被撈出來：產品主檔上勾了 「納入非追不可申報」的。 預設跟著「食品合規」走：把品項標成食品時，這個勾會自動帶起來， 所以既有品項的行為不變、不會漏報。 樣品情境：有些品項是食品、可以賣、也要管批號效期，但不上平台。 在產品上單獨把這個勾取消即可——不影響品牌必填、批號追蹤與中文標管理。 取消之後，後續再改動該品項也不會被自動勾回去，人工決定會被尊重。
② 會停在哪一步 （回頭補什麼）	最常見的是「看不到這個選單」： 你看得到效期管制表和追溯回收，就是沒有「非追不可月申報」。 這是刻意設計，不是壞掉：它有自己的一個權限群組，而且 安裝後預設不指派給任何人。 為什麼要分開：如果它跟食品合規綁在一起，想關掉非追不可就得連 效期管制表一起關掉——那對食品客戶不可行。 要回頭補什麼：請系統管理者明確指派那個群組給需要的人。 給了「食品合規」不會順帶帶出它。
③ 系統訊息與 處理方式	匯出成功後，畫面上會多出一個檔案可以下載。 檔名是 tracebook_年_月，內容是七個欄位的表格檔： 類型／日期／產品／批號／數量／對象／來源單據。 「類型」欄是準確度的關鍵，會出現這幾種： 採購進貨・客戶退貨・其他入庫・出貨・報廢。 三條準確度紅線（申報前務必確認）： ① 只申報已驗收的移動——還沒驗收的出貨單不會進檔。 　把還沒交的貨申報成已交貨，屬於申報不實 ② 客戶退回來的貨列別是「客戶退貨」，不是「進貨」。方向相反 ③ 帶批號的報廢一定要列入。報廢不經調撥單，是另外撈的一段
④ 弄錯了 怎麼更正	發現漏報：把該驗收的單驗收掉、該補批號的補上， 然後用同一個年月重新匯出一次。 發現錯報：先把來源單據改對，再重新匯出。 不要直接改匯出的檔案——下次再匯又會錯一次。 每次匯出都是重新撈當月資料，不是累加，所以重匯是安全的， 新檔案直接取代舊的即可。 報廢漏了批號：那筆不會進申報檔。要更正就得把報廢紀錄補上批號， 補不了就另開一筆帶批號的報廢並註明原因。

情況 7　過期品報廢下架

① 什麼情況會遇到 （判斷依據）	判斷依據：效期管制表上效期警示＝已逾期，而且 在庫數量大於 0。兩個條件都要成立才需要處理。 怎麼篩：勾「已逾期」＋加一條自訂準則「在庫數量 > 0」 （本章前半已完整示範）。 別用「已逾期」單獨篩——那是全部過期批，含已經出清的， 實機是 238 筆而不是 110 筆，會多出一倍多的工。
② 會停在哪一步 （回頭補什麼）	・報廢單沒填批號：單子建得起來、也驗證得過， 但那筆不會進月申報的報廢列，等於漏報。要回頭把批號補上 ・在出貨清單裡找不到報廢紀錄：這是正常的。 報廢不經過調撥單，是獨立的一種紀錄，要到報廢的清單去看 ・報廢後該批的在庫數量歸零，用「尚有庫存」篩就不會再看到它； 但用「已逾期」單獨篩仍然看得到（那是全部過期批）
③ 系統訊息與 處理方式	報廢本身不會被效期擋住——它不是出貨類單據， 情況 4 的逾期硬擋不作用於它。這是刻意的：過期品本來就是要靠報廢下架。 驗證後狀態變成「完成」，該批號的在庫數量立刻扣掉。 處理順序建議：先把 110 筆依商品分組，同一個商品一次處理完， 比逐筆點省很多時間。
④ 弄錯了 怎麼更正	數量填錯、還沒驗證：直接改。 數量填錯、已經驗證：另開一筆庫存調整把差額補回去， 並在批號的聊天室註明原因。 報廢錯批號：同上，用庫存調整把原批號補回、把誤報廢的那批還原， 兩邊都要留說明。 當月申報已匯出才發現報廢漏了批號：補正後用同一年月重新匯出。

情況 8　效期不符（兩個效期對不起來）

① 什麼情況會遇到 （判斷依據）	哪裡看得到：效期管制表本身就有一欄「效期不符」， 位置在「過期日期」的右邊，不必另外設定。 要單獨撈出來，就走加入自訂準則，欄位選效期不符、條件是　已設定 （做法與本章前半的「效期基準缺漏」完全相同）。 常見成因：收貨時實際到的貨與供應商先前告知的效期不同； 或人工修改過採用效期而沒有同步原廠標示欄位。
② 會停在哪一步 （回頭補什麼）	這是提醒，不是阻擋——出貨不會因為它被擋下來。 所以最大的風險是放著不管。 放著不管的後果：所有分級、預警與出貨把關都以「過期日期」為準。 如果那個日期是錯的，等於整批貨都用錯的日期在管，而且不會有第二次提醒。 要回頭補的是一次人工核對：拿實體貨品上的標示跟系統記錄比對。
③ 系統訊息與 處理方式	「效期不符」本身沒有彈出訊息，就是清單與表單上的一個勾。 但如果這個批號是收貨時由系統帶入效期的，它會同時打勾 「效期已鎖定」。這時去改效期，會先跳一則提醒（原文）： 「此批號已入庫，變更效期會影響追溯；仍可存檔， 會記入變更紀錄供品保回溯。如需更正建議回採購單處理。」 「效期已鎖定」是軟標記，不會阻擋你編輯， 它只是告訴你「這個日期是系統帶的，不是人打的」。 處理方式：① 拿實體貨標示比對 ② 確認哪一個才對 ③ 依下一列更正。
④ 弄錯了 怎麼更正	系統採用的效期錯了：到批號的「日期」頁籤改 「過期日期」為正確日期。這是系統唯一認的那個欄位。 原廠標示欄位打錯了：改「原廠標示效期」。 兩邊一致之後「效期不符」的勾會自動消失，不必手動取消。 一定要在批號的聊天室留下為什麼改——效期是追溯的核心資料， 日後被問到時要講得出依據。

情況 9　貨根本還沒進來（上游閘門沒過）

① 什麼情況會遇到 （判斷依據）	判斷依據：效期管制表裡找不到那批貨，而採購單、進口作業單都在。 去看那張進口作業單，如果它還沒放行，貨就還沒入庫、批號還沒成立。 檢疫這一條是自動帶的：產品的法規資料標了 「需動植物檢疫」，建報驗單時「需防檢署」會自動打勾， 不再只靠人工記得勾。這樣閘門才會可靠地觸發。
② 會停在哪一步 （回頭補什麼）	停在作業單放行那一步。按放行時，系統會把所有阻擋原因列成一張清單， 檢疫未合格只是其中一條，另外還有報關放行、邊境報驗合格、必備文件齊全等。 要回頭補什麼：照那張清單逐條處理，這些都屬第 3 章的範圍。 採用簡易收貨模式的作業單不走這套閘門，所以不會卡在這裡。
③ 系統訊息與 處理方式	放行時系統會直接把阻擋清單顯示出來，逐條講明缺什麼。 檢疫這一條的處理方式：等防檢署結果回來， 到報驗單上把檢疫狀態改成合格，該條阻擋就會消失。 關鍵確認點：即使把「邊境報驗」這個功能單元關掉（報驗委外、 系統裡不會有人建報驗單），已經存在的不合格紀錄仍然會擋。 關閉功能不能用來繞過法規紅線。
④ 弄錯了 怎麼更正	產品法規資料標錯了（其實不需要檢疫）： 到該產品的法規資料把標記取消。 已經建好的報驗單上仍可人工調整那個勾，不必整張重建。 反過來，應該檢疫卻沒標到：補標之後，新建的報驗單才會自動帶入； 已經建好的那張要人工補勾，否則閘門不會作用。 詳細操作見第 3 章。

情況 10　設定找不到、或欄位整個沒反應

① 什麼情況會遇到 （判斷依據）	兩種要分開： ・單一設定找不到——欄位確實存在，只是位置跟你想的不一樣。 往下的對照表就能解決 ・整組效期欄位都沒反應：剩餘天數不動、分級不更新、 連手動重存也沒用 → 這是版本問題，不是操作問題
② 會停在哪一步 （回頭補什麼）	最常被找不到的是客戶允收門檻。它在客戶主檔上， 而且是由食品合規這一套提供的——所以採購端也讀得到， 下單前就能判斷「這批貨進來之後賣不賣得掉」。 「指定出貨倉」不在那一區，它屬於銷售那一套的出貨約定，要到銷售相關設定找。 整組欄位沒反應時，要回頭確認的是模組版本與升級狀態，那不是操作人員能處理的。
③ 系統訊息與 處理方式	這個情況不會有訊息。處理方式是照下方對照表找位置： 最低剩餘效期比・最低剩餘天數・允收執行方式・逐產品允收政策 　→ 客戶主檔 過期日期天數（保存天數）　→ 產品 → 庫存頁籤 製造日・原廠標示效期・原廠批號・過期日期　→ 批號表單 納入非追不可申報　→ 產品主檔 需動植物檢疫　→ 產品的法規資料 公司時區　→ 設定 → 使用者與公司 → 公司
④ 弄錯了 怎麼更正	設定改錯了：客戶允收門檻與產品保存天數只影響往後的判斷， 改回來即可，已經存在的批號會在下次重算時跟著更新。 整組欄位沒反應：請系統管理者確認效期管制的模組版本。 效期管制已經併進食品合規這一套，不再是要另外掛的獨立模組—— 效期功能要不要開放，由後台的食品合規開關決定，不是由裝不裝模組決定。 不要自己去改資料硬湊，那只會讓下次升級後的資料更難對。

怎麼找出需要處理的批（整理）

我想找…	怎麼做
快到期要優先出的	銷售 → 食品內銷 → 效期促銷清單。 已經幫你篩好「過半或不足1/3、且還有庫存」，不用自己組條件
已經過期要報廢的	效期管制表 → 先取消「尚有庫存」 → 勾「已逾期」 → 再加一條自訂準則「在庫數量 > 0」。 不可以把「尚有庫存」跟「已逾期」一起勾（會變成「或」）
全廠效期健康度	效期管制表 → 分組依據 → 警示級，四個等級各幾批一目了然
分級失效待補資料的	庫存 → 產品 → 批次/序號 → 加入自訂準則 → 效期基準缺漏 是 已設定
某一個特定批號	庫存 → 產品 → 批次/序號，用搜尋框打批號／品號／品牌
兩個效期對不起來的	效期管制表本來就有「效期不符」一欄（在「過期日期」右邊）； 要單獨撈就用加入自訂準則 → 效期不符 是 已設定（情況 8）
這個月要申報的資料	採購 → 食品合規 → 非追不可月申報，選年月按匯出。 看不到這個選單是正常的——它有獨立權限、預設不給任何人（情況 6）
過期品要下架	先用「已逾期 ＋ 在庫數量 > 0」篩出來，再逐批報廢； 報廢單一定要填批號，否則月申報會漏掉這一筆（情況 7）
客戶取消了怎麼辦	看出貨單狀態：還沒完成就取消訂單即可； 已完成只能走退貨收貨，而且一定要指定原批號（情況 5）

第 5 章檢查表

□	確認什麼	為什麼
□	會用效期管制表看每日狀況	已預先篩選排版
□	知道同一區的篩選是「或」，要「且」得用自訂準則	否則篩出來的清單會多出一堆不相干的批
□	知道批次/序號清單看不到效期警示	不會在錯的畫面上找錯的欄位
□	定期用「效期基準缺漏」篩一次	找出分級失效、假顯示正常的批
□	看到「效期不符」會去確認並更正	出貨把關以「過期日期」為準
□	知道分級是每天凌晨 01:00 更新的	避免誤判數字沒動是系統壞了
□	分得出出貨被擋的三種結果：逾期硬擋／允收擋單／只提醒	三種的處理方式完全不同（情況 4）
□	知道逾期禁出對手開的交貨單一樣生效	不是只有從銷售單來的出貨才擋
□	知道「允收外」只放行即期、不含過期	避免以為勾了就什麼都能出
□	客戶取消時會先看出貨單狀態再決定走取消還是退貨	已完成的單取消不掉（情況 5）
□	知道退貨入庫在月申報是「客戶退貨」不是「進貨」	標錯＝方向相反、數量重複計入
□	知道報廢一定要帶批號	否則月申報撈不到這一筆
□	知道非追不可月申報要另外開權限	看不到選單不是系統壞了（情況 6）